Приказ издается в одном экземпляре

Приказ издается в одном экземпляре

сколько приказов об увольнении работника должен издать работодатель ?

вправе ли работодатель издавать приказ в двух-трех экземплярах?

каким образом они должны быть корректно зарегистрированы в книге приказов?

сколько приказов об увольнении работника должен издать работодатель ?

Приказ один. Экземпляров — .

работодатель издал два приказа (два оригинала).
один из них был предоставлен суду в рамках спора об увольнении работника, другой передан по запросу проверяющей организации по ее запросу.

нач. отдела кадров поясняет, что работник расписался на двух экземплярах приказа, следовательно оба приказа об увольнении тождественны юридически. поэтому не важно какой из двух экземпляров был представлен в суд. заседании. насколько это корректно с процессуальной т.зр. ?!

а сколько нужно для работы? как правило, необходимо один приказ в одном экземпляре (один оригинал)
да, если требуется для работы несколько экземпляров, то снимаются копии с одного оригинала.

Составление и оформление приказов

Специалисты по управлению считают, что эффективность работы предприятия на 75% зависит от формализованного администрирования, т. е. от умения грамотно составлять инструкции, приказы и контролировать их исполнение.

Для того чтобы приказ был действенным, он должен содержать как минимум три основных элемента по каждому пункту приказа, а именно: что надо сделать, за какое время и кто из сотрудников за это отвечает.

Большинство руководителей не придерживаются данных прописных истин, поэтому часто в приказах отсутствует то срок исполнения, то исполнитель. В одной туристической фирме на обозрение сотрудников и клиентов был выставлен приказ: «Для улучшения обслуживания клиентов приказываем выполнять все этапы качественно». Руководитель другой фирмы, побывав за границей, решил ввести правила одежды на работе в соответствии с западными стандартами. Приказ за его подписью звучал так: «Для повышения культуры труда обязываю всех сотрудников придерживаться корпоративного стиля одежды». Но это требование руководителя осталось без ответа. Во-первых, сотрудникам никто не объяснил, что считает руководитель «корпоративным стилем одежды». Во-вторых, в приказе не оговариваются сроки перехода на данный стиль и ответственное лицо, следящее за исполнением.

Различают три вида приказа:

  • приказ по административно-хозяйственным вопросам;
  • приказ по основной деятельности;
  • приказ по личному составу.

Приказ по основной деятельности

Рассмотрим методику составления приказа по основной деятельности.

Приказы по основной деятельности являются правовыми нормативными актами, реализующими управляемость объектов сверху вниз, т. е. от управляющего органа к управляемому.

Подготовка приказа включает в себя несколько этапов:

  • инициирование издания приказа;
  • сбор необходимой информации;
  • подготовка проекта документа;
  • согласование;
  • проверка правильности оформления;
  • подписание;
  • доведение приказа до исполнителей.

Обработка распорядительных документов может регламентироваться положением о порядке подготовки и вступления в силу распорядительных документов организации или введением соответствующего раздела в инструкцию по делопроизводству организации.

Текст приказа состоит из двух взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части указываются причины, послужившие основанием для издания приказа. Обычно данная часть начинается со следующих устойчивых словосочетаний: «В целях. «, «На основании. «, «В связи с. «.

Если основанием для издания приказа является какой-либо нормативный акт вышестоящего органа, то в констатирующей части следует указать вид акта, его автора, полное название (заголовок), номер и дату, т. е. приводятся все поисковые данные. Если нет необходимости давать разъяснения, то констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная часть отделяется от констатирующей глаголом «Приказываю», который пишется прописными буквами с новой строки, без абзаца и кавычек, в конце глагола ставится двоеточие. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте распорядительной части указываются исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения. В качестве исполнителей могут выступать как отдельные должностные лица, так и организации. Количество исполнителей по каждому пункту не ограничено. Исполнитель указывается в дательном падеже. Например: «Директорам заводов. «, «Начальнику отдела кадров Иванову В. П. » и т. п. Предписываемое действие выражается глаголами в неопределенной форме «подготовить», «зачислить», «обеспечить», «утвердить». Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предлагаемых работ. Обычно устанавливается отдельный срок исполнения для каждого задания. Последним пунктом в приказах указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа (должность и Ф. И.О.). Распорядительные документы могут иметь приложения, на которые даются ссылки в соответствующих пунктах распорядительной части. Однако реквизит «приложение» в данном случае не оформляется, ссылки на приложения даются в скобках в соответствующих пунктах. Например: «Утвердить инструкцию по делопроизводству» (приложение 1).

На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение, например:

Словарь кадрового делопроизводства. Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующего на основе единоначалия для обеспечения основной и оперативной деятельности.

Приложение к приказу — дополнительные к основному тексту приказа материалы справочного, документационного или иного характера.

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т. п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)», а на приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа.

В проектах приказов, имеющих одно или несколько приложений, должна быть единая нумерация страниц с охватом основного текста и всех приложений.

Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных подразделений. К проекту приказа прилагается список на рассылку.

Приказ оформляется на общем бланке формата А4. Далее в ходе работы над проектом приказа следуют этапы согласования и подписания. Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа — «Проект».

Проект до подписания подлежит согласованию со всеми заинтересованными лицами, а также со структурными подразделениями и должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования. Визы или гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишут мотивированное заключение. Перед подписанием проект тщательно выверяется на наличие орфографических или стилистических ошибок. Приказ подписывается руководителем или заместителем руководителя предприятия.

Для ознакомления с приказом могут быть подготовлены выписки из приказа по каждому пункту.

Приказ по административно-хозяйственной деятельности оформляется так же, как и приказ по основной деятельности.

Работодатель должен организовать правильное и своевременное ведение трудовых книжек, а ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжке несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Издание такого приказа по основной деятельности обязательно, несмотря на то что обязанности по работе с трудовыми книжками всегда включаются в должностные инструкции и в трудовые договоры работников, ответственных за работу с трудовыми книжками. В связи с периодической сменой работников кадровой службы, а также их возможным временным отсутствием представляется нежелательным указывать в тексте приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками фамилию работающего в настоящий момент сотрудника и можно ограничиться названием должности (если за ней закреплена одна штатная единица).

Приказ по личному составу

Приказы по личному составу составляют отдельную группу кадровой документации и требуют определенных правил составления, отличных от приказов по основной деятельности. Они фиксируют прием на работу. перемещение по работе, увольнение с работы, установление должностных окладов, отпуска, командировки, изменение фамилии, поощрения, взыскания и т. д.

В настоящее время действуют унифицированные формы большинства приказов по личному составу (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Они имеют особенности составления и оформления: эти приказы оформляются не на несколько действий, а на одно, т. е. самостоятельно издается приказ о приеме на работу, самостоятельно о переводе, увольнении, командировании. Каждый приказ можно оформлять не на отдельного сотрудника, а сразу на несколько, что при большом количестве работающих очень удобно.

Введение унифицированных форм вызвало самые различные мнения: одни считают, что такие формы удобны и необходимы кадровой службе, другие полагают, что новые формы повышают трудоемкость работы по ведению кадровой документации.

Однако следует учитывать, что современной документации по кадрам присущи такие недостатки, как: неприспособленность некоторых документов к обработке средствами электронно-вычислительной техники, неоправданное разнообразие форм, оформляющих аналогичные задачи по организации управления кадрами, отсутствие единого нормативного документа по оформлению кадровой документации.

Разработчики унифицированных форм кадровой документации преследовали две цели: упорядочить и унифицировать традиционный комплекс документов, оформляющих ряд задач по организации управления кадрами и приспособить эти документы к компьютерной обработке.

Введение унифицированных форм приказов по личному составу позволило внести единообразие в структуру текста документа и избавило сотрудников кадровой службы от сомнений в выборе того или иного варианта написания распорядительной части.

В связи с тем что унифицированные формы разработаны не на все приказы по личному составу, рассмотрим общие особенности оформления приказов по личному составу, не вошедших в перечень унифицированных форм.

Оформление приказов по личному составу не имеет четких указаний ГОСТа на оформление распорядительной документации (ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов»), однако в целях внесения единообразия при составлении данного вида документа необходимо придерживаться ряда правил, которые оговариваются в инструкциях по организации работы с документами в конкретной организации.

Смотрите так же:  Полномочия субъектов рф по формированию доходов бюджетов субъектов рф

Приказы по личному составу оформляются на бланках формата А4 и имеют следующий состав реквизитов:

  • наименование организации — автора документа;
  • наименование вида документа — «Приказ»;
  • дата, номер;
  • место издания, заголовок к тексту;
  • текст;
  • подпись;
  • визы согласования;
  • отметка об ознакомлении с приказом работника;
  • отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Нумеруются приказы в течение календарного года. Номер (индекс) пишут с буквой «к», что значит приказ по кадрам, или л/с (приказ по личному составу), возможны и другие буквенные обозначения. Главное, помнить — приказы с разными сроками хранения не могут формироваться в одно дело. Приказы визируют обычно заместитель директора по кадрам, сотрудник отдела кадров, начальник отдела, в который направляется работник, а приказы, имеющие пункт о материальной ответственности, обязательно визирует бухгалтер. Работник, ведущий кадровую документацию, должен ознакомить каждого сотрудника с приказом, после чего сотрудник проставляет свою визу, состоящую из следующих элементов: «С приказом ознакомлен», подпись, расшифровка подписи и дата ознакомления.

Приказы вступают в силу с момента их подписания, но иногда в тексте приказа может быть указана другая дата вступления его в юридическую силу. Например, приказ подписан 22 апреля, а назначение работника на должность произведено 27 апреля.

К текстам приказа по личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работника. Приказ по личному составу в отличие от приказа по основной деятельности может не содержать констатирующую часть и распорядительное слово «Приказываю» (оно не содержится в приказах по личному составу в отличие от приказа по основной деятельности). Распорядительным словом в приказах по личному составу являются слова: «Принять», «Уволить», «Назначить», «Изменить», «Присвоить» и т. д.

Текст приказа, в связи со сложившейся практикой, может быть оформлен двумя способами.

Первый вариант, когда распорядительная часть обычно начинается с глагола: «Изменить», «Присвоить», «Объявить» и т. д., напечатанного прописными буквами без абзаца с новой строки после заголовка к тексту. Заголовок к тексту приказов отвечает на вопрос «о чем?»: о приеме, об увольнении, об изменении фамилии, об объявлении выговора, о переводе на другую работу и т. п. Далее, с новой строки, с абзаца пишутся полностью фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого издается приказ и распространяется действие приказа.

Ивановой Ирине Сергеевне, старшему эксперту отдела продаж, выговор за

халатное отношение к служебным обязанностям, повлекшее порчу

Во втором варианте распорядительное слово пишут в одной строке с действием. Рассмотрим составление приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника, в связи с вступлением сотрудника в брак. Данный приказ не имеет унифицированной формы и оформляется по правилам оформления распорядительных документов. В тексте такого приказа обязательно должны содержаться сведения как о старых, так и о новых данных работника, реквизиты документов, на основании которых вносятся новые сведения о нем. Рекомендуемое название такого приказа — «Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника».

Не рекомендуется использовать распространенную формулировку вроде «С такого-то числа считать Иванову Лебедевой в связи с регистрацией брака. «, т. к. это неграмотно. Можно подумать, что без приказа работодателя Иванова не будет считаться Лебедевой? Лебедевой она считается на основании свидетельства о регистрации брака, а не на основании приказа своего работодателя.

Неправильной является и другая распространенная формулировка — «Внести изменения в персональные данные работника». Изменять персональные данные работника — это полномочие специальных государственных органов, а не кадровой службы работодателя. Кадровая служба лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов об изменении персональных данных работников, выданных специальными государственными органами.

Дата составления приказа — поступление копии паспорта в кадровую службу.

Регистрация и хранение приказов

Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, регистрируется в соответствующем журнале регистрации приказов.

С приказом о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, знакомят под роспись всех заинтересованных лиц: самого работника, соответствующих работников кадровой службы и бухгалтерии.

На основании такого приказа будут вноситься изменения в трудовую книжку работника, личную карточку работника, лицевой счет работника и иные документы отдела кадров, бухгалтерии, службы безопасности и иных структурных подразделений.

Приказы по основной деятельности имеют срок хранения «постоянно». Приказы по административно-хозяйственным вопросам — срок хранения 5 лет.

Приказы по личному составу о приеме, увольнении, перемещении сотрудников хранятся 75 лет. Однако приказы о предоставлении учебных отпусков, дежурств, взысканиях, краткосрочных внутри России командировках имеют срок хранения 5 лет в соответствии со ст. 6 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. Располагаются приказы в деле по порядковым номерам приказов.

1. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Главархив. 1991.

3. Доронина Л. А. Организация документооборота: Учебно-методическое пособие. М.: ГУУ, 2005.

4. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. М.: Росархив; ВНИИДАД, 2002.

Л. Доронина К. э. н., Доцент, Заместитель директора Института информационных Систем управления ГУУ

Подписано в печать 20.06.2010 «Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2010, N 7

Приказ – правой акт, издаваемый руководителем организации (ее структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности. 1

Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др. Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников. 2

Постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утверждены унифицированные формы для следующих разновидностей приказов:

    приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (унифицированная форма № Т-1);

приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (унифицированная форма № Т-1а);

приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (унифицированная форма № Т-5);

приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (унифицированная форма № Т-5а);

приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (унифицированная форма № Т-6);

приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (унифицированная форма № Т-6а);

приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (унифицированная форма № Т-8);

приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (унифицированная форма № Т-8а);

приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (унифицированная форма № Т-9);

приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (унифицированная форма № Т-9а);

приказ (распоряжение) о поощрении работника (унифицированная форма № Т-11);

Для создания этих разновидностей приказов по личному составу должны использоваться только вышеперечисленные унифицированные формы.

Примечание: Согласно Информации Минфина России N ПЗ-10/2012, с 1января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Проекты приказов по основной деятельности, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа – «Проект». Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений. 3

Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, и должен отвечать на вопрос «О чем?», например: «О создании филиала общества в г. Твери», «Об изменении устава общества». 4

В приказах текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю»). 5

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

Преамбула может начинаться словами «В целях», «Во исполнение» и т.д.

В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер. Если приказ издается в инициативном порядке, т.е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа. 6

Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается с новой строки от поля прописными буквами или строчными в разрядку. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Смотрите так же:  Компенсация отпуска при переводе в другую организацию

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. При этом распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например: «1. Создать рабочую группу в составе. «. 7

В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. 8

1. Начальнику Управления производства и внедрения информационных систем Воробьеву К.В. подготовить проект «Технического задания…».

2. Начальнику Управления сбыта информационных систем Ярославцевой Е.Н. подготовить проект коммерческого предложения … .

Указание срока исполнения печатается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения. Например: Срок представления 15.04.2009. 9

В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа.

Например: «5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Ярославцеву Т.П.».

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу. «. 10

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения. «. Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа. 11

До представления на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части на обороте последнего листа документа.

Если к проекту приказа имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: «(приложение 1)», «(приложение 2)». На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение: 12

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)», а на приложении в верхнем правом углу оформляется гриф утверждения документа. 13

Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных подразделений. 14

Приказы подписывают руководитель организации или его заместитель, официально исполняющий обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь). 15

Дополнительная информация:

  • пример оформления приказа;
  • распорядительные документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения;
  • распорядительные документы.

_____
1 Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.
2 Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
3 Там же.
4 Там же.
5 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.20.
6 Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
7 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.
8 Там же.
9 Там же.
10 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76. – Приложение № 15.
11 Там же. – Приложение № 15.
12 Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
13-15 Там же.

Сколько оригиналов приказа по основной деятельности должно издаваться?

Приказ по основной деятельности издается в одном-единственном экземпляре, который является подлинником и имеет юридическую силу. Он должен быть оформлен в соответствии с установленными правилами, служить доказательством законности управленческих решений. Он имеет постоянный срок хранения в силу своей ценности.

Обратите внимание, что по отношению к документам предпочтительно употреблять термин «подлинник», хотя в устной речи слова «подлинник» и «оригинал» обычно употребляются как синонимы.

Терминологический ГОСТ Р 7.0.8-2013 закрепил следующие определения:

  • «подлинный документ – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения»;
  • «подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа».

Определение понятия «оригинал» в стандарте отсутствует.

А вот словарь «Управление документами. Термины и определения» (М.: ВНИИДАД, 2013) значение терминов «подлинник официального документа» и «подлинный документ» определяет так же, как и ГОСТ Р 7.0.8-2013. При этом термин «оригинал» отражается в словаре в следующем значении:

  • «оригинал документа – экземпляр документа, с которого изготавливается копия».

Полистать демо-версию печатного журнала

ЭКЗЕМПЛЯРЫ ПРИКАЗОВ

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

Количество копий приказов по личному составу нормативными документами не регламентировано. Оно может определяться на локальном уровне, например, в Инструкции по делопроизводству, действующей в Вашей организации. Если ничего подобного нет, то обычно копии приказов передаются всем «заинтересованным» подразделениям, практически всегда среди них имеется в подразделение, которое занимается начислением зарплаты (бух,, отдел труда и зарплаты), подразделение, где ведутся личные дела и т.п. Если органиация небольшая, то можно по подразделениям копии вообще не раздавать, в своей работе все могут использовать одно дело с оригиналами приказов.

Оригиналы приказов по личному составу, как правило, хранятся в кадровой службе, в бухгалтерию обычно передают копию.

Подпись работника об ознакомлении с приказом — на оригинале.
Вообще-то копии ведь чаще всего изготовляют путем ксерокопирования, поэтому на них тоже имеются все реквизиты оригинала, в т.ч. и виза работника.

Оригиналы приказов по личному составу, как правило, хранятся в кадровой службе, в бухгалтерию обычно передают копию.

Подпись работника об ознакомлении с приказом — на оригинале.
Вообще-то копии ведь чаще всего изготовляют путем ксерокопирования, поэтому на них тоже имеются все реквизиты оригинала, в т.ч. и виза работника. мы делаем тоже так: оригиналы в кадрах, копии — в необходимые отделы, подразделения.

1.Отращиваю крылья, надоело летать не метле 😉

2.Услышав голос своей совести, гордо скажи ей: «САМА ТАКАЯ».

3.Все женщины живут по одному девизу: ЛЮБИТЬ НЕЛЬЗЯ ИСПОЛЬЗОВАТЬ.
Но где ставить запятую, каждая решает сама.

Количество копий приказов по личному составу нормативными документами не регламентировано. Оно может определяться на локальном уровне, например, в Инструкции по делопроизводству, действующей в Вашей организации. Если ничего подобного нет, то обычно копии приказов передаются всем «заинтересованным» подразделениям, практически всегда среди них имеется в подразделение, которое занимается начислением зарплаты (бух,, отдел труда и зарплаты), подразделение, где ведутся личные дела и т.п. Если органиация небольшая, то можно по подразделениям копии вообще не раздавать, в своей работе все могут использовать одно дело с оригиналами приказов.

Оригиналы приказов по личному составу, как правило, хранятся в кадровой службе, в бухгалтерию обычно передают копию.

Подпись работника об ознакомлении с приказом — на оригинале.
Вообще-то копии ведь чаще всего изготовляют путем ксерокопирования, поэтому на них тоже имеются все реквизиты оригинала, в т.ч. и виза работника. и все именно так
мы у себя делаем не ксерокопии приказов, а выписки из приказа.

Если маленькое предприятие, то можно не заводить отдельно папки по приказам по личному составу, основной деятельности? Нельзя, т.к. эти виды приказов имеют разные сроки хранения. А срок хранения — один из ОСНОВНЫХ критериев, по которым документы формируются в дела (т.е. складываются в папки), при этом численность работников предприятия, объем документооборота по каждому из видов приказов не имеют значения.

quote Ника] Но я всегда считала, что по личному составу, приказы на премию первый экз должен быть в бухгалтерии, а уже у других копии. На мой взгляд, не так уж важно, где именно хранятся оригиналы приказов по личному составу. Да, как правило, их хранение осуществляет кадровая служба, но если в организации принята иная схема хранения дел, проблем не вижу. Главное, чтобы они хранились (не терялись, не уничтожались) в течение предусмотренных для них сроков, чтобы они правильно формировались в дела и т.п.

А приказы о премировании действительно относятся к приказам по личному составу (прием, перевод, увольнение) и срок хранения у них одинаковый — 75 лет. Так что если речь о небольшой организации, их можно формировать в одно дело.

Смотрите так же:  Договор подряда вебинар

Сколько экземпляров приказов должно быть в оригинале?

Вопрос-ответ по теме

Сколько экземпляров приказов должно быть в оригинале?

Рассмотрев ваш вопрос можно сказать следующее, приказы по личному составу готовятся на фирменном бланке организации в ОДНОМ экземпляре, и он объявляется работнику под расписку.

Приказы по основной деятельности также готовятся в одном экземпляре. При необходимости с них делается копия и заверяется.

На это указывает и Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», в котором говорится, что приказ (в единственном числе) подписывается руководителем.

Т.е. обычно готовится три экземпляра — один (оригинал), подписанный руководителем (руководитель подписывает только ОДИН экземпляр), два других Вы заверяете, в отдел кадров в Приказы по личному составу, другой (заверенная копия) — в бухгалтерию, третий (заверенная копия) — в личное дело.

Целесообразно в инструкции по делопроизводству упорядочить хранение оригиналов — определить, где хранится оригинал, и кому передаются копии. Приказы по личному составу относятся к деятельности отдела кадров, что также подтверждает и перечень хранения документов, поэтому оригинал с подписью работника должен быть в отделе кадров. При этом, ни в одном нормативном документе не написано что в бухгалтерии должны храниться оригиналы документов по личному составу. Поэтому делайте 1 оригинал, а остальным при необходимости копии.

Но если у вас есть документ, определяющий порядок хранения оригиналов приказа, то наличие в бухгалтерии или кадрах копии без росписи работника не может влечь ответственности работодателя, если на оригинале есть подпись работника.

При этом следует обратить внимание, что работник знакомится с документами, относящимся к его деятельности, но при этом также нет указания на то, что при изготовлении нескольких оригиналов приказов работник должен быть ознакомлен с каждым экземпляром оригинала приказа. Т.е. и в этом случае достаточно ознакомить работника с одним экземпляром оригинала приказа и иметь подтверждение факта ознакомления (роспись работника на оригинале).

1.Ответ: Как организовать документооборот в кадровой службе.

Порядок работы с документами

Порядок работы с документами в организации закрепите на локальном уровне. Основы документооборота , как правило, закладываются в положениях об отделах. Более подробно схему документооборота опишите в инструкции по делопроизводству организации.

При этом оборот документов в кадровой службе рассматривается как составляющая общего документооборота организации. Порядок работы с документами установлен в разделе 3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 .

Виды кадровых документов

На практике документы, с которыми работает кадровая служба, можно разделить на три группы:

распорядительные (приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, решения);

Кадровая служба осуществляет делопроизводство путем подготовки проектов, согласования и издания организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрации, учета и хранения. В качестве инструмента для выполнения этой задачи можно использовать номенклатуру дел .

Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации.

К организационным документам, в частности, относятся:

положения и инструкции (Положение об оплате труда, положение о премировании, должностные инструкции );

К распорядительным документам относятся:

приказы и распоряжения, в которых отражаются вопросы работы с кадрами (приказ о приеме, увольнении, переводе и т. п.);

документы по личному составу, отражающие движение и учет кадров ( личные карточки , личные дела ).

При подготовке организационных и распорядительных документов можно использовать унифицированные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 . В то же время с 1 января 2013 года в связи с принятием Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ применение этих форм не является обязательным. То есть организации при составлении документов вправе продолжать использовать как унифицированные формы, так и разработать их самостоятельно.

Особый подход к оформлению документов действует в отношении организаций государственного сектора . Они обязаны продолжать использовать в работе унифицированные формы кадровых документов, которые утверждены приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н и актами других федеральных органов исполнительной власти. Если указанными документами те или иные формы для фиксирования кадровых процедур не утверждены, то организации госсектора также вправе разработать их самостоятельно .

В приказе , Положении о документообороте или ином локальном акте руководитель организации определяет (утверждает) состав первичных учетных документов, их формы, а также перечень лиц, имеющих право подписи таких документов.

Возможна ситуация, когда организация продолжает использовать унифицированные бланки, а по тем операциям, которые они не охватывают (например, смена фамилии, дисциплинарное взыскание и т. д.), разрабатывает и утверждает собственные формы.

Также необходимо иметь в виду, что ряд форм документов, используемых в качестве первичных учетных документов и установленных уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов, остаются обязательными к применению (например, кассовые документы и т. п.).

Независимо от того, использует организация собственные формы или унифицированные, в первичном документе должны содержаться все его обязательные реквизиты:

основное содержание операции либо события (принят на работу, уволен и т. п.);

величина натурального или денежного измерения операции либо события с указанием единиц измерения;

наименование должности лица, совершившего операцию и ответственного за правильность ее оформления либо ответственного за правильность оформления свершившегося события;

подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.

Такие выводы следуют из совокупности положений статей 7 , 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждаются письмами Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012 и Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1 .

Работу с организационными и распорядительными документами постройте по схеме: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем, передача на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в пункте 3.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 .

Какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие – к приказам по основной деятельности

К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения – прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п.

Срок хранения приказов по личному составу и прилагающейся к ним документации составляет 75 лет. Исключение предусмотрено для приказов о дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках. Срок хранения таких документов составляет пять лет. Об этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 .

Остальные приказы отнесите к приказам по основной деятельности. Их необходимо хранить в организации постоянно, до ее ликвидации. Об этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 .

Как визировать кадровые документы

Согласование документов оформляется визой и является подтверждением, что содержание визируемого документа соответствует действительности и не противоречит законодательству.

Виза включает в себя должность сотрудника, визирующего документ, его подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

При наличии замечаний к документу их следует изложить на отдельном листе, который прикладывают к документу.

Конкретное место проставления визы зависит от вида документа. На подлиннике документа, который остается в организации, визу проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа (на многостраничном документе это оборот последнего листа). На копии документа, подлинник которого отправляют в другую организацию, визу проставляют на лицевой стороне, в левой нижней части. В многостраничных документах особой важности допускается визирование каждого листа (например, договоры, протоколы). Кроме того, возможно проставление виз документа на отдельном листе согласования .

В зависимости от вида документа в визу ознакомления можно включить различные дополнения. Например, в должностной инструкции добавьте фразу: «Один экземпляр получил на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте». В случае спорной ситуации в суде не нужно будет доказывать, что сотрудник получал свой экземпляр.

В приказах по унифицированной форме отсутствует такая графа, как «Виза», однако в соответствии с постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20 в унифицированные формы можно вносить дополнительные реквизиты. Расположите визы согласования в нижней части оборотной стороны документа.

Законодательство не предусматривает того, какие должностные лица внутри организации визируют тот или иной документ и сколько виз может быть на одном документе. Каждая организация устанавливает порядок визирования самостоятельно, например, в Инструкции по кадровому делопроизводству.

На практике документы, как правило, визируют следующие должностные лица:

руководитель подразделения, подготовившего документ;

исполнитель, подготовивший документ;

руководители заинтересованных подразделений;

руководитель финансовой или бухгалтерской службы (если в документе затрагиваются финансовые вопросы);

заместитель руководителя организации, курирующий данное направление деятельности;

руководитель организации, если документ подписывает его заместитель;

руководитель юридической службы или юрист.

Этот список можно корректировать в соответствии со структурой и потребностями организации. Руководитель своим приказом (в произвольной форме) назначает лиц, ответственных за визирование тех или иных документов.

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

С уважением и пожеланием комфортной работы, Зайцева Екатерина,

эксперт самой кадровой справочной системы «Система Кадры»