Образец приказа о праве подписи на счетах фактурах

Оглавление:

Приказ о предоставлении бухгалтеру права подписи на документах за руководителя и главного бухгалтера

Здравствуйте!
Уважаемые форумчане, мне нужно в одном приказе прописать право бухгалтера подписывать документы на реализацию, в т.ч. счет-фактуры и УПД за руководителя и главного бухгалтера и документы от Поставщиков. Прилагаю то что у меня получилось сочинить. Пожалуйста подскажите, приказ составлен верно или нужно внести поправки?

О предоставлении права подписи
на документах

1. Предоставить право подписи за руководителя и за главного бухгалтера — ФИО, паспорт ХХХХ №ХХХХХХ, выдан: Отделом УФМС России. ХХ.ХХ.ХХХХг., зарегистрированной по адресу: …, состоящей в штате ООО «Иванушка» в должности бухгалтера, при оформлении следующих документов: счета-фактуры, УПД, товарные накладные, товарно-транспортные накладные, счета на оплату, акты на грузоперевозку, акты приема-передачи, акты выполненных работ, акты сверок.
2. Приказ вступает в силу с момента его подписания.

Директор
ООО «Иванушка»______________________ Иванов И.И.

Составление приказа на право подписи в документах

Чтобы в товарной накладной в строке груз получил могли расписываться лица сотрудников.Скажите, пожалуйста , как должен выглядеть приказ «перечень лиц имеющих право подписи»?

Добрый день! Мы оформили так
Приказ
№ __ от ____
«О предоставлении права подписи»

В целях обеспечения своевременного выставления счетов, актов, товарных накладных, счетов-фактур (руководствуясь п. 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ) в адрес контрагентов:

1. С ___________ 2013 г. предоставить право подписи счетов, актов, товарных накладных, счетов-фактур, выставляемых ООО «____________» на бумажном носителе:
— за руководителя:
• Заместителю директора ________________;
• Руководителю отдела продаж _____________.
— за главного бухгалтера:
• Заместителю директора __________________;
• Руководителю отдела продаж ________________________
2. Ответственность за организацию своевременного оформления и направления в адрес контрагентов счетов-фактур возложить на ______________________.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
4. Образцы подписи:
Заместитель директора _____________________
Руководитель отдела продаж _____________________

Приказ о передаче права подписи документов

Приказ о передаче права подписи документов нередко требуют налоговики наряду с доверенностью, если проверяют подлинность подписей на счетах-фактурах, выданных покупателям.

Печатная версия
Электронный журнал

Когда потребуется приказ о передаче права подписи документов

Вообще перечень сотрудников, которые имеют право лично подписывать первичные документы, руководитель организации утверждает по согласованию с главным бухгалтером. Это следует из пункта 3 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Речь идет, к примеру, об актах приемки-передачи, товарных накладных. То есть о тех бумагах, в которых подписи именно руководителя или главного бухгалтера не требуются.

Однако немало и таких документов (в частности, различные договоры, счета-фактуры), визировать которые должны главбух или руководство. А чтобы вместо них мог расписаться кто-то другой из сотрудников, право заверять документы необходимо передать. Обычно для этого оформляют доверенность или приказ о передаче права подписи документов.

В отдельных случаях стоит составить и тот и другой документ одновременно. Пример тому — ситуация, когда директор передает кому-то право подписывать за него счета-фактуры. Дело в том, что если у налоговиков возникают сомнения в подлинности подписей уполномоченных сотрудников в счете-фактуре, они нередко требуют у самого продавца помимо доверенности еще и копию соответствующего приказа.

Покупатель такие бумаги представлять в инспекцию не должен. Он в принципе не обязан запрашивать у продавцов подобные документы, также как и поставщики не обязаны выдавать их покупателям. Это представители ФНС России подтвердили в письме от 9 августа 2010 г. № ШС-37-3/8664.

Тем не менее, если ревизоры обнаружат, что счета-фактуры заверены неуполномоченными работниками, в вычете покупателю наверняка откажут. И доказывать, что он не должен был проверять достоверность подписей, ему придется в суде.

Поэтому лучше оформить помимо доверенности еще и приказ о передаче права подписи счетов-фактур. И при необходимости предоставлять их копии покупателям, чтобы у тех не возникало проблем с налоговыми инспекторами.

Как оформить приказ о передаче права подписи

Типового образца для приказа о передаче права подписи нет. Поэтому вы можете составить такой документ в произвольной форме. Как он может выглядеть, смотрите ниже. Главное, чтобы в приказе содержалась информация о том, кому передается право визировать бумаги, и образцы подписей таких уполномоченных сотрудников.

Кроме того, прямо в приказе о передаче права подписи можно установить срок, в течение которого тот или иной работник вправе визировать конкретные документы, скажем счета-фактуры. Еще советуем предусмотреть дополнительных уполномоченных на подпись. Это на тот случай, если основные вдруг заболеют, уедут в командировку или будут отсутствовать по каким-то иным причинам.

Что еще важно помнить, передавая право подписи другим сотрудникам

Часто в бланке документа изначально стоят должность и фамилия руководителя компании. То есть достаточно поставить подпись. А если директор передал право заверять документ кому-то другому, может ли тогда другой сотрудник расписаться в бланке?

Да, может. Но при этом лучше учитывать правила, которые есть в приложении № 11 к Методическим рекомендациям, утвержденным приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. Расписываясь за руководителя, уполномоченный сотрудник должен вписать от руки свою настоящую должность и фамилию. А вот ставить косую черту перед наименованием должности или предлог «за», как это часто делают, не нужно.

В каких случаях нужен приказ на подписание счетов-фактур, что он гарантирует, кем и как составляется?

На многих предприятиях довольно часто встает необходимость в разработке приказа о делегировании права подписи тех или иных документов, в том числе и счет фактур.

Настоящая статья поможет разобраться читателю в данном вопросе, а также продемонстрирует правильный порядок составления и оформления такого рода документов.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — просто позвоните, это быстро и бесплатно !

В каком случае необходим?

Зачастую на предприятиях обстоятельства складываются таким образом, что представители руководящего состава вынуждены отсутствовать по самым разнообразным причинам:

  • деловая встреча с партнёрами;
  • посещение госучреждений;
  • переговоры с поставщиками и т.д.
Смотрите так же:  Бланк заявления о выдаче вкладыша в трудовую книжку образец

При этом подпись текущей документации не терпит отлагательств. Такую ситуацию необходимо предвидеть и заблаговременно издать распоряжение о делегировании права подписи того или иного вида документов другим лицам.

Таким образом, бумага, устанавливающая право подписи счетов – фактур, нужна в том случае, когда встает необходимость в делегировании данных полномочий конкретному лицу или группе лиц, у которых, согласно должностным инструкциям, данное право отсутствует.

Что он гарантирует?

Следует отметить, что приказ о предоставлении права подписи гарантирует законность и правомерность подписания счетов – фактур лицом, за которым не закреплено данное право на законодательном уровне. При этом она имеет такую же юридическую силу, как и документ, подписанный руководителем и главным бухгалтером, и не может являться основанием для отказа в применении налогового вычета по НДС.

Приказ или доверительный документ?

Как уже было отмечено ранее, налоговым законодательством предусмотрено два способа передачи права подписи счет фактур:

Следует отметить, что приказ используется в том случае, если данные полномочия передаются сотруднику хозяйствующего субъекта. Если же речь идет о стороннем человеке, которому делегируется право подписи первичной документации (например, курьер должен забрать выписку из банка), то, соответственно, необходимо составить доверенность.

Кроме того, использовать приказ целесообразно в тех случаях, если речь идет о подписании внутренних документов. Однако если документацию необходимо подписать, а затем передать за пределы организации, то тогда рекомендуется составлять доверенность.

На практике зачастую возникают вопросы, каким именно документом воспользоваться при возникновении необходимости делегировать право подписи счет фактур. Для того, чтобы ответить на данный вопрос, вначале необходимо разобраться в природе и назначении счет-фактуры.

Итак, счет-фактура представляет собой налоговый документ, который выписывается продавцом и направляется в адрес покупателя, после окончательного приема товаров или услуг. Данный документ служит основанием для налогового вычета по НДС.

Таким образом, в случае возникновения необходимости делегировать право подписания счетов – фактур, целесообразно составить соответствующую доверенность на конкретное лицо.

Ответственный за составление

На предприятии, составлением различных распоряжений, в том числе и о делегировании права подписи счетов-фактур, может заниматься любой специалист, на которого возложена такая обязанность согласно должностным инструкциям.

В крупных организациях подготовкой таких документов, как правило, занимаются специалисты кадровой службы или юридического отдела. Если же предприятие маленькое, то приказ может быть разработан секретарем руководителя.

Приказ на подписание счетов – фактур должен включать следующую информацию:

  1. «Шапку» документа.
  2. Номер и название, дату утверждения, а также место составления.
  3. «Тело» документа (более детально данный пункт будет освещен ниже).
  4. Приложения.
  5. Подпись руководителя организации.
  6. Список лиц, которые должны ознакомиться с данным документом и поставить свою подпись.

Порядок составления можно представить в виде следующей инструкции, содержащей конкретные примеры:

    Необходимо составить «шапку» документа. Как правило, тут указывается полное наименование юридического лица.

Пример: «Общество с ограниченной ответственностью «Акватир»».
Необходимо указать регистрационный номер и дату утверждения приказа, его название, а также место составления.

Следует помнить, что датой приказа является день, когда данный документ был подписан руководителем.

Пример: « ПРИКАЗ №23 о передаче права подписи счетов – фактур г. Москва 20 февраля 2018 года».
Далее следует приступить к основному содержанию документа, которое должно включать:

  • Ссылку на норму законодательства, в соответствии с которой разрабатывается распоряжение.
  • ФИО и должность лица, которому делегируется право подписи счетов-фактур за генерального директора.
  • ФИО и должность лиц, которым делегируется право подписи счетов-фактур за главного бухгалтера.
  • ФИО и должность лица, которое обязано ознакомить, упомянутых выше сотрудников, с данной бумагой.
  • ФИО и должность лица, на которого возлагается контроль над исполнением приказа.

Пример: «С целью своевременного выставления счетов-фактур контрагентам, а также в соответствии с пунктом 6 статьи 169 НК РФ,

1. Право подписи счетов-фактур за генерального директора, предоставить заместителю генерального директора – Орлову И.М.
2. Право подписи счетов-фактур за главного бухгалтера, предоставить специалистам бухгалтерии, указанным в приложении к настоящему Приказу.
3. Начальнику канцелярии Скакун Е.Ф. до 25 февраля 2018 года ознакомить с настоящим Приказом сотрудников, указанных в пункте 1 и 2.
4. Контроль над исполнением настоящего Приказа поручить начальнику отдела кадров – Спиридовой Е.Л.».

Указывается список приложений. Как правило, приложения могут понадобиться в том случае, если право подписи счетов-фактур делегируется целой группе лиц.

Пример: «Приложение: Список специалистов бухгалтерии, которым в соответствии с Приказом № 23 от 20.02.18 года, предоставляется право подписи счетов-фактур за главного бухгалтера».

  • В конце документа обязательно должна стоять подпись генерального директора, а также лиц, ознакомившихся с документом.
    • Скачать бланк приказа на подписание счетов-фактур
    • Скачать образец приказа о праве подписи счетов-фактур

    Особенности оформления

    Следует отметить, что в настоящее время нет единого шаблона, согласно которому следует составлять приказ. Тем не менее, при разработке данного документа необходимо придерживаться следующих правил:

    • документ оформляется на бумаге формата А4;
    • содержание должно быть кратким, четким и лаконичным;
    • допускается только деловой стиль письма;
    • недопустимо наличие грамматических и лексических ошибок;
    • обязательно должны быть проставлены все необходимые реквизиты (название организации, регистрационные данные и т.д.).

    Касательно печати юридического лица, следует отметить, что она в данном случае необязательна, так как этот документ является внутренним. Печать понадобиться только в том случае, если делается копия приказа.

    Таким образом, распоряжение на подписание счетов-фактур является неотъемлемой составляющей внутреннего документооборота любой организации. В связи с этим необходимо уметь его грамотно составлять и оформлять.

    Передача права подписи счетов-фактур, деклараций и иных бухгалтерских документов

    Как известно, действовать от имени организации, то есть представлять ее интересы и подписывать документы, могут лишь уполномоченные на то лица. Рассмотрим, кто и на каких основаниях имеет право подписать бухгалтерскую «первичку», счета-фактуры, а также налоговые декларации и расчеты.

    Первичные документы

    Накладные, акты, счета, платежки, кассовые ордера и другие первичные документы составляют основной документооборот бухгалтерии. Очень часто они оформляются в разных подразделениях компании, поэтому вполне логично, что и подписывают их разные лица. Однако право подписи документов необходимо за этими лицами закрепить.

    Порядок подписания первичных документов регулируется двумя нормативными актами:

    • Федеральным законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.15;
    • Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина от 29.07.98 № 34н.

    Упомянутые нормы требуют, чтобы руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утвердил список лиц, которые имеют право подписывать те или иные документы. Таким образом, чтобы наделить сотрудника полномочиями подписать бухгалтерскую «первичку», директору достаточно оформить соответствующий приказ или распоряжение. Это касается в том числе расчетных и денежных документов.

    Обратите внимание! Должность лица, уполномоченного на подпись, должна соответствовать должности, указанной в первичном документе. Другими словами, если, например, в бланке накладной предусмотрена подпись главного бухгалтера, другой сотрудник подписать этот документ не имеет права, даже если он включен в соответствующий приказ руководителя. Поэтому специалисты рекомендуют компаниям самостоятельно разрабатывать формы первичных документов и в реквизитах подписывающего лица указывать, например, «Руководитель или иное уполномоченное лицо».

    Счета-фактуры стоят особняком от остальной документации, поскольку используются для расчета одного из главных платежей российской налоговой системы — НДС. Порядок подписи этих документов закреплен в пункте 6 статьи 169 Налогового кодекса. Он различается в зависимости от того, в каком виде составляется счет-фактура — в бумажном или электронном. Отметим также, что закон не обязывает компанию сообщать в ФНС о делегировании права на подпись счетов-фактур иному лицу.

    Подпись бумажного счета-фактуры

    Указанная норма закона требует, чтобы классические бумажные счет-фактуры подписывались руководителем и главным бухгалтером организации либо иными уполномоченными лицами. Это могут быть любые лица, причем совершенно не важно, работают они в компании или нет. Главное, чтобы полномочия на подпись счетов-фактур были переданы им в соответствии с законодательством.

    У организаций для этого есть два пути: включить это лицо в приказ или составить на него доверенность. Если же речь об индивидуальном предпринимателе, тогда для передачи права подписания счетов-фактур другому лицу на него необходимо оформить нотариальную доверенность.

    Поскольку в соответствии с требованиями Налогового кодекса на документе должны стоять подписи руководителя и главбуха, в приказе либо доверенности следует указать, за кого из них будет расписываться уполномоченное лицо. Отметим, что один человек может подписывать документы как от имени руководителя, так и от имени главного бухгалтера. На практике зачастую подпись на счете-фактуре ставит только главный бухгалтер. В этом случае он должен быть наделен полномочиями подписывать эти документы от имени руководителя.

    Электронные счета-фактуры

    В отличие от бумажных собратьев, счета-фактуры в электронном виде подписываются лишь одной подписью — усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя или иного уполномоченного лица. Передать право подписи иному лицу можно по тем же правилам, которые применяются в отношении бумажного счета-фактуры.

    Налоговые декларации

    Правила подписания налоговых деклараций и расчетов установлены в статье 80 Налогового кодекса. Они гласят, что указанные документы должны подписываться налогоплательщиком или его представителем. Под налогоплательщиком понимается руководитель компании или индивидуальный предприниматель, то есть то лицо, которое может действовать без доверенности. Подпись именно этого лица и должна проставляться на декларации или расчете. Если документ подписывает, скажем, главный бухгалтер, то необходимо наделить его такими полномочиями доверенностью.

    Обратите внимание! О передаче указанных полномочий следует уведомить налоговые органы. Прежде чем представить в ФНС отчет, подписанный уполномоченным лицом, необходимо направить туда копию доверенности. Кроме того, ее реквизиты нужно прописать в соответствующем поле декларации, а также приложить к ней копию доверенности.

    Отчетность по НДС

    Как известно, с прошлого года все компании отчитываются по НДС в электронном виде. Исключение — налоговые агенты, которые не являются плательщиками НДС. Электронная декларация подписывается УКЭП и передается по каналам телекоммуникационной связи (ТКС) при помощи оператора электронного документооборота (ЭДО).

    Каким образом можно делегировать полномочия на подпись декларации по НДС иному лицу? В целом все так же — необходимо составить доверенность и уведомить налоговый орган о передаче полномочий. С той лишь разницей, что сделать это можно в электронном виде, а к декларации каждый раз прилагать информационное сообщение о доверенности. Такой порядок применим к любому налоговому отчету (расчету), который подается по каналам ТКС.

    Передача полномочий на общение с ФНС

    Необходимость отчитываться в электронном виде влечет обязанность налогоплательщика обеспечить электронное общение с ФНС, в том числе получать сообщения от инспекции. Реализуется это через операторов ЭДО. При этом в налоговый орган необходимо представить договор с оператором и документ, уполномочивающий его получать сообщения, которые предназначаются для налогоплательщика. Если оператор обеспечивает канал между инспекцией и физическим лицом, то необходимо также представить документ, который будет подтверждать право самого физического лица на получение сообщений из налогового органа. Доверенность на лицо, на которое возложены полномочия общения с налоговой, необходимо передать в ФНС в течение 3 дней с момента оформления.

    На практике нередко компания или предприниматель передает функции по ведению бухгалтерии, в том числе и подачу электронной отчетности, сторонней организации. В таком случае также понадобится доверенность о делегировании этих полномочий. Оформляется она в соответствии с общими правилами составления доверенностей. Если в качестве представителя выбрана организация, то она, в свою очередь, также должна делегировать переданные полномочия конкретному работнику. То есть бухгалтерской компании необходимо составить доверенность на одного из своих сотрудников, который будет вести общение с ФНС от имени налогоплательщика-клиента.

    Правила составления доверенностей

    В зависимости от того, кто делегирует свои полномочия — организация или предприниматель — правила составления доверенности будут отличаться.

    Доверенность от имени организации должна удовлетворять требованиям статей 185–187 Гражданского кодекса РФ. В соответствии с ними доверенность должна быть оформлена в письменном виде с указанием даты выдачи и срока действия и подписана руководителем. Если срок действия отсутствует, то доверенность будет считаться выданной на один год. Составить ее можно как на юридическое, так и на физическое лицо вне зависимости от того, работает ли он в организации-доверителе или нет. Ни образца подписи уполномоченного лица, ни нотариального заверения такая доверенность не требует.

    Если же полномочия делегирует индивидуальный предприниматель, то доверенность должна быть заверена нотариально (постановление Пленума ВАС РФ от 30.07.13 № 57).

    Приказ на право подписи первичных документов

    Приказ о праве подписи первичных документов пишется в тех случаях, когда руководитель предприятия имеет необходимость уполномочить кого-либо из подчиненных на визирование различной документации.
    Как правило, такая практика распространена в крупных и средних организациях, где директор чисто физически не имеет возможности знакомиться и визировать всю текущие бумаги.

    Что такое первичные документы

    К первичной документации относятся любые документы бухгалтерского и налогового учета:

    В большинстве своем эти документы должны оформляться без единой ошибки и при этом визироваться подписями ответственных сотрудников и/или директора компании.

    Кто наделяется правом подписи первичных документов

    В основном право подписи предоставляется тем работникам, которые по долгу службы постоянно сталкиваются с «первичкой»:

    • специалисты бухгалтерских и экономических отделов,
    • менеджеры и начальники отделов продаж,
    • водители-экспедиторы,
    • логисты,
    • сотрудники и руководители отдаленных филиалов и обособленных подразделений.

    Кто составляет приказ

    Приказ может писать любой работник предприятия, в чьи обязанности входит выполнение данной задачи, обладающий необходимой компетенцией, знаниями и навыками по составлению распорядительных документов.
    Чаще всего это юрисконсульт, кадровик или секретарь.

    Но кто бы не занимался непосредственным написанием приказа, он должен передать его для ознакомления и визирования директору фирмы, поскольку без его подписи данный документ не будет считаться действительным.

    Порядок предоставления права подписи

    Первым делом руководство предприятия определяет сотрудников, которые по роду деятельности постоянно сталкиваются с разного рода документами. Затем решается, каким образом предоставить им право подписи. Сделать это можно двумя путями:

    • составление специальной доверенности,
    • написание приказа.

    Доверенность уместна в тех случаях, когда документы подписываются не только на территории предприятия, но и в других местах: например при получении водителем-экспедитором груза со склада организации-партнера или при получении бухгалтером выписки из банка и т.п. Еще одна отличительная особенность доверенности – она может быть выдана не только штатному работнику предприятия, но и человеку со стороны.
    Приказ же касается только тех сотрудников, которые числятся в компании и получают право подписи строго внутрикорпоративных документов.

    После составления приказа, руководитель предприятия должен удостоверить подписи подчиненных, упомянутых в нем, своим автографом.
    Длительность действия приказа определяется в индивидуальном порядке: он может иметь бессрочный характер, а может составляться сроком на один квартал, полугодие, год и т.д. в зависимости от ситуации внутри фирмы.

    Основание для приказа

    По общепринятым нормам составления приказов, любой подобный документ должен иметь под собой какое-либо основание. В данном случае это Федеральный закон о бухгалтерском учете от 06.12.2011 № 402 (статьи 7 и 9). При этом в приказе можно указывать как прямую ссылку на него, так и просто писать «В целях обеспечения выполнения норм действующего законодательства» — такая формулировка тоже не будет считаться нарушением.

    Как написать приказ: основные правила и образец

    Единого для всех унифицированного бланка приказа на право подписи первичных документов на сегодня нет, так что предприятия и организации могут писать его в произвольной форме или по образцу, утвержденному в учетной политике предприятия.
    При этом некоторых стандартов все же следует придерживаться. В частности в приказе обязательно нужно указывать:

    • номер приказа,
    • дату составления,
    • название компании,
    • населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.

    В основной части нужно обязательно перечислить всех, кому предоставляется право подписи первичных документов, с указанием:

    • должности,
    • фамилии-имени-отчества,
    • списка документов, которые имеет право подписывать тот или иной сотрудник.

    Следует отметить, что приказ может касаться как одного работника организации, так и целой группы лиц.

    Как оформить приказ

    Подход к оформлению приказов также может быть совершенно любым: компании имеют право использовать для написания этих распорядительных документов простые листы А4 или А5 формата либо свои фирменные бланки. При этом приказ можно писать от руки или печатать на компьютере – в определении законности документа роли это никакой не играет.

    Однако при всем при этом приказ должен быть обязательно заверен подписью руководителя предприятия или любого другого работника, уполномоченного на визирование подобного рода бумаг.

    Кроме того, с документом под роспись должны быть ознакомлены все, кто в нем упомянут, а также сотрудники, назначенные ответственными за его исполнение.
    Ставить на приказе печать или нет – выбор составителя, поскольку он относится к внутреннему документообороту компании, к тому же с 2016 года требование об обязательном использовании в деятельности юридических лиц печатей и штампов законодательно отменено.

    Приказ составляется как правило, в единственном оригинальном экземпляре.

    После написания приказа

    После того, как приказ будет соответствующим образом написан, оформлен и издан, весь период действия он должен содержаться вместе с другими распорядительными бумагами фирмы. После утраты актуальности его следует передать в архив, где он должен храниться на протяжении периода, установленного законом или локальными актами (но не менее трех лет), затем его можно утилизировать.

    Право подписи счета-фактуры: арбитраж дает добро уполномоченным лицам

    Налоговый кодекс разрешает подписывать счета-фактуры не только руководителю и главному бухгалтеру. Ставить свою подпись на этом документе могут и иные лица. Как правильно оформить их полномочия и надо ли на счете-фактуре указывать, что подпись ставится на основании специального документа?

    Главное – приказ и доверенность

    При делегировании права подписи используются два вида документов – распорядительный документ по организации или доверенность (п. 6 ст. 169 НК РФ). Исходя из этого, можно сделать вывод, что работникам право подписи передается на основании приказа (распоряжения) руководителя организации. В этом приказе надо указать, кому именно (фамилия, имя, отчество, должность) и за кого (директора, главного бухгалтера или обоих) разрешается ставить подпись в счете-фактуре. Не помешает и приложение к приказу, где будут проставлены образцы подписей всех доверенных лиц. В случае конфликта это поможет доказать, что счет-фактуру выписало именно уполномоченное лицо.

    Рассматривая споры о правомерности вычетов НДС по счетам-фактурам, подписанным не директором и главбухом, а иными лицами, арбитражный суд Северо-Западного округа поддерживает налогоплательщиков. При этом судьи руководствуются все тем же пунктом 6 статьи 169 Налогового кодекса, которым предусмотрено, что счет-фактура подписывается руководителем и главбухом организации либо иными уполномоченными лицами. Главное, чтобы выставленные документы содержали все необходимые реквизиты и подписи, предусмотренные пунктами 5 и 6 статьи 169 Налогового кодекса. В таких случаях судьи отклоняют доводы налоговых инспекторов о несоответствии представленных счетов-фактур требованиям статьи 169 кодекса (см. постановления Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 27.11.07 № А42-2903/2006 и от 06.11.07 № А52-370/2007).

    ЦИТИРУЕМ ДОКУМЕНТ: «Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами…» (п. 3 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ). «В связи с уходом генерального директора в очередной отпуск приказываю назначить на период с 30 сентября по 31 октября 2008 года временно исполняющим обязанности генерального директора главного бухгалтера Сидорова Ивана Ивановича. На указанный период ему передается право подписи за руководителя всех финансовых документов, а также бухгалтерской и налоговой отчетности» (приказ ООО «Забрало»).

    Если же право подписывать счета-фактуры передается лицу, не связанному с организацией трудовым договором, то ему выдается доверенность. Причем в ней должен быть проставлен образец подписи этого лица.

    Директор и главбух в одном лице

    Форма счета-фактуры предусматривает проставление двух подписей – руководителя и главного бухгалтера. Можно ли доверить ставить обе подписи одному лицу? На наш взгляд, да. Дело в том, что Налоговый кодекс не содержит никаких ограничений по передаче права подписи счета-фактуры. Поэтому, доверив одному лицу ставить на счете-фактуре сразу обе подписи, вы ничего не нарушите (письмо ФНС России от 20.05.05 № 03-1-03/838/8).

    Расшифровка и подтверждение

    Иногда покупатели, видя другую подпись на документе, просят написать основание такой замены. Это понятно: они боятся потерять вычет по НДС. А действительно, должны ли лица, уполномоченные подписывать счета-фактуры, указывать, на основании какого документа они это делают? Сразу скажем, что ни Налоговый кодекс, ни постановление № 914 не требует отсылки на документ, дающий право подписи. Поэтому независимо от того, кто ставит подпись на счете-фактуре, ссылку на уполномочивающий документ делать не нужно.

    Но будьте готовы, что ваши контрагенты потребуют предъявления документов, удостоверяющих право того или иного лица на подпись счета-фактуры. Тут-то и пригодятся все ваши заготовки: приказы или доверенности с приложением образцов подписей уполномоченных лиц.

    Как передать право подписи:

    1. Издать приказ о передаче права подписи

    2. Внести изменения в приказ об учетной политике

    3. Утвердить перечень должностных лиц, имеющих право подписи