Заявление о выдаче денег подотчет директору

Оглавление:

Подотчет директору

Выдача денег подотчет начинается с оформления заявления подотчетника и проставления на нем разрешительной визы директора (лица, уполномоченного директором принимать решения о расходовании денег из кассы). В заявлении указываются сумма и срок, на который должны быть выданы наличные. Оформлять такие заявления необходимо для соблюдения порядка ведения кассовых операций.

Но когда деньги из кассы должен получить подотчет сам директор, он вместо заявления на выдачу в подотчет издает распоряжение о выдаче ему денег из кассы (так как он не может написать заявление самому себе). Распоряжение полностью заменяет заявление, поскольку содержит все обязательные данные: кому, сколько и на какой срок должны быть выданы наличные, подпись руководителя и дату.

Оформление распоряжения о выдаче денег подотчет директору

Все поля, включая даты и суммы, могут быть заполнены на компьютере до распечатки распоряжения. После директор просто его подпишет. Подписи главбуха (бухгалтера) или кассира на распоряжении не нужны.

Образец распоряжения на выдачу наличных под отчет

Заявление на выдачу наличных под отчет

Заявление необходимо как основание для выдачи денег в подотчет из кассы. Подотчетником может быть любое лицо, работающее у вас по трудовому или гражданско-правовому договору.

Заявление на деньги подотчет составляется от имени подотчетника и визируется директором (либо иным лицом, которому директор по доверенности дал полномочия принимать решения о расходовании денег из кассы). Если деньги нужно выдать под отчет самому директору (уполномоченному им лицу), то вместо заявления оформляется распоряжение.

Реквизиты заявления укажите в РКО, оформляемом при выдаче соответствующей суммы подотчетнику.

Что должно быть в заявлении о выдаче наличных под отчет

Необходимый минимум данных в заявлении:

— сумма выдаваемых под отчет наличных;

— на какой срок выдаются наличные;

— подписи подотчетника и директора;

— дата подписания заявления директором.

Подписи главбуха (бухгалтера) и кассира не обязательны.

Можно ли заполнить заявление о подотчете на компьютере

Все поля, включая даты и суммы, при желании можно заполнить на компьютере до распечатки заявления. А потом подотчетник и директор поставят на заявлении свои подписи.

Что будет за подотчет без заявления

Если инспекция при проверке обнаружит, что в предшествующие два месяца была хотя бы одна выдача наличных под отчет без заявления, она попытается оштрафовать организацию и директора по ч. 1 ст. 15.1 КоАП за нарушение порядка хранения свободных наличных или же порядка ведения кассовых операций вообще.

Если деньги под отчет выдаются безналичным путем (например, вы перечисляете их на зарплатную карту работника), то заявление оформлять не обязательно. Оно требуется только для выдачи под отчет наличных из кассы. Соответственно, и оштрафовать за отсутствие заявлений на «безналичный подотчет» нельзя.

Приказ с перечнем подотчетных лиц не заменяет заявления

Оформлять такой приказ необязательно. Но его удобно использовать, если нужно ввести некие ограничения, например: кому, в каких пределах, как часто и на какие нужды в принципе могут выдаваться наличные. Но и тогда заявления на каждую выдаваемую под отчет сумму все равно должны быть.

Как отразить выдачу наличных директору под отчет

Вопрос-ответ по теме

Как закрыть подотчет директора, если ежемесячно берется сумма в подотчет 70000,00 100000,00. Периодически она возвращается, но на конец года остается в размере 60000,00. Фирма занимается оказанием услуг в сфере ЖКК. Бывают в праздничные дни какие-нибудь коммунальные аварии, привлекаются специалисты для устранения этих аварий. Директор расплачивается наличными деньгами. Как отразить такие расходы правильно. Без ущерба для организации и чтоб со стороны проверяющих органов не возникало лишних вопросов.

Под каждую подотчетную сумму составьте приказ или другой распорядительный документ (п. 6.3 указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). В нем укажите:

— фамилию, имя и отчество подотчетного лица;

— сумму наличных денег;

— срок, на который выдают деньги;

— дату и регистрационный номер документа.

Подписать такой документ должен руководитель организации (письмо Банка России от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642).

В законодательстве не установлено каких-либо ограничений на размер подотчетных сумм и срок выдачи денег. Их должна установить сама организация в распорядительном документе.

Выдавать наличные под отчет можно, даже если сотрудник не погасил задолженность по прошлому авансу. Требования о том, что сотрудник должен сначала отчитаться за ранее выданные суммы, из пункта 6.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У теперь нет. Особые правила установлены только в отношении командировочных расходов. Отчитаться за эти суммы сотрудник должен в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки (п. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Изменить этот срок руководитель организации не может.

В течение трех дней с окончания срока, на который был выдан аванс, сотрудник обязан отчитаться об истраченных деньгах. Для этого он должен представить в бухгалтерию авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1 или по форме, разработанной организацией самостоятельно и утвержденной в учетной политике. Главное, чтобы в документе были предусмотрены все необходимые реквизиты. К авансовому отчету сотрудник должен приложить подтверждающие документы. Авансовый отчет бухгалтерия должна проверить в срок, утвержденный руководителем. Такой порядок следует из пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У, части статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ и пункту 4 ПБУ 1/2008.

На лицевой стороне отчета сотрудник указывает свою фамилию и инициалы, профессию (должность), назначение аванса и т. д. На оборотной стороне он должен отразить все расходы, произведенные им. Полученные оправдательные документы сотрудник прикладывает к авансовому отчету и нумерует в порядке их записи в отчете.

При поступлении авансового отчета заполните в нем расписку (отрывную часть отчета) и передайте ее сотруднику. Она нужна для подтверждения, что отчет принят к проверке. А проверка заключается в следующем.

Во-первых, проконтролируйте целевое расходование денег. Для этого посмотрите, на какие цели сотрудник получил деньги от организации. Эти данные указаны в документе, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм. Например, в расходном кассовом ордере, приказе, заявлении и т. д. Затем сравните цель с результатом согласно документам, которые сотрудник приложил к своему отчету. Если они совпадают, значит, деньги использованы по целевому назначению.

Во-вторых, убедитесь в наличии оправдательных документов, которые подтверждают расходы, а также проверьте правильность их оформления и подсчет сумм.

Если сотрудник расплатился наличными, подтверждением расходов могут быть кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру или бланк строгой отчетности.

Налоговые инспекторы часто требуют, чтобы к авансовому отчету был приложен именно кассовый чек как основной оправдательный документ (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 13.08.2003 № 29-12/44158). Но это требование нормами законодательства не подтверждено. Кассовый ордер формы № КО-1 является одной из форм первичной учетной документации. Поэтому квитанция, оформленная к нему, – такой же оправдательный документ, как и кассовый чек. Этот вывод подтверждает и арбитражная практика (см., например, постановление ФАС Московского округа от 09.12.2005 № КА-А40/12227-05).

Помимо платежных документов, к авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие покупку. Например, это могут быть товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д.

Смотрите так же:  1634 мирный договор

Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель организации. Сделать это нужно в разумный срок, который устанавливает руководитель организации (п. 6.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У).

Проверенный и утвержденный является основанием для списания расходов, которые организация понесла через сотрудника (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55, Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н).

Выдача денег под отчет директору

Вопрос-ответ по теме

Директор и учредитель одно и то же лицо, МП на УСН. Должен ли директор писать заявление, и на чье имя, о выдаче подотчетных сумм из кассы, с расчетного счета? Или правильнее учесть это в учетной политике?

Выдавайте руководителю деньги под отчет в том же порядке, что и обычному работнику. Никаких исключений из правил для генерального директора нет.

То есть директор, желающий получить деньги под отчет, точно так же на каждую сумму должен писать заявление (п. 6.3 Указания № 3210-У). Подавая заявление на выдачу денег под отчет, директор пишет такие же формулировки, что и любой другой сотрудник. Но вот визировать ему свое заявление не надо. Так как заявление ему нужно писать на имя кассира или другого лица, ответственного за оформление кассовых операций.

Если подотчетные деньги перечисляются на карты сотрудников, тогда в заявление следует добавить еще такое поле, как «Реквизиты банковской карты».

Обоснование. Выдать деньги под отчет вы можете только на основании заявления от работника (абз. 1 п. 6.3 Указания № 3210-У). Причем заявление следует брать и при выдаче средств из кассы и при их перечислении на личные или зарплатные карты сотрудников (письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

Составляется заявление на подотчет в произвольной форме, но обязательно там должны быть отражены следующие реквизиты: требуемая сумма наличных, срок, на который выдаются деньги, дата, подпись руководителя или предпринимателя (п. 6.3 Указания № 3210-У). Причем каких-либо ограничений по размеру подотчетных и срока, на который они выдаются, в законодательстве нет. Под отчет можно выдать любую сумму и на любой срок, если это одобрил руководитель.

Так вот, чтобы ваши работники каждый раз сами не ломали голову, что писать в заявлении, вы можете сделать для них единый шаблон. Каждый раз они будут заносить туда свои данные. Примерный образец шаблона мы представили ниже.

ООО «Зеленый дом»

работающего в должности

__менеджера по закупкам_

Заявление

Прошу выдать мне под отчет наличные денежные средства в сумме _50 000 _

(_Пятьдесят тысяч____) руб. для покупки _отделочных_материалов________.

(сумма прописью) (цель выдачи денежных средств)

___для ремонта офиса на срок пять календарных дней.

(количество дней, на которые выдаются деньги)

(дата) (подпись) (расшифровка подписи)

Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:

Задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует

Бухгалтер Леонова__ А.В. Леонова

(подпись) (расшифровка подписи)

Генеральный директор Поляков А.П. Поляков

(подпись) (расшифровка подписи)

Оформляйте такое заявление при каждой выдаче денег работникам, включая руководителя. Поскольку для него никаких исключений не предусмотрено. Однако бланк для директора составьте с несколько иными формулировками. Например, вместо «Прошу выдать…» напишите «Необходимо выдать под отчет наличные денежные средства в размере…». Ведь руководитель не может сам у себя просить деньги. В конце заявления предусмотрите место только для одной подписи директора. Она будет одновременно и разрешающей.

Если же вы перечисляете деньги под отчет на карты работникам, то тогда добавьте в шаблон заявления еще такое поле как «Реквизиты карты». Туда работник будет вписывать наименование банка, его БИК, корреспондентский счет, ИНН/КПП, номер лицевого счета своей карточки. А к авансовому отчету в последствие приложит документы, подтверждающие оплату этой картой.

Ну и еще один реквизит, который лучше отразить в заявлении — это сведения об отсутствии задолженности у работника по ранее выданным суммам. Их важно отметить, поскольку вы можете выдать сотруднику деньги под отчет, только если он отчитался по предыдущим суммам (абз. 3 п. 6.3 Указания № 3210-У). Если нет — то перечислять подотчетные средства работнику нельзя. За игнорирование этой обязанности фирму могут оштрафовать на сумму от 40 000 до 50 000 руб., а предпринимателя — на 4000 — 5000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Судьи в таких вопросах обычно поддерживают налоговиков. И подтверждают, что выдача под отчет денег работнику, имеющему задолженность, является административным нарушением (постановления Седьмого арбитражного апелляционного суда от 22.08.2014 № А45-5774/2014 и Девятого арбитражного апелляционного суда от 25.02.2014 № 09АП-47328/2013).

Поэтому, чтобы не попасть под штрафы, проверяйте информацию об отсутствии долгов в заявлении. Тогда руководитель станет подписывать заявление только после соответствующей визы бухгалтера.

Отчитаться по суммам, полученным под отчет, сотрудники должны не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на которые они выданы. Или в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки, если деньги были выданы на нее (п. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Например, если работник вернулся из командировки в пятницу, то крайний срок отчета наступит в следующую среду.

Подотчетнику необходимо составить и сдать в бухгалтерию авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие расход денег — копии чеков, накладные и пр. (п. 6.3 Указания № 3210-У). Без оправдательных бумаг утверждать авансовый отчет нельзя. Так как налоговики могут посчитать в таком случае подотчет доходом работника. И с ними согласятся судьи (постановление Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 13510/12).

Вам же, как бухгалтеру, надо следить за тем, чтобы сотрудники отчитывались о полученных и истраченных средствах во время. Поскольку если это не будет сделано, то выданные под отчет средства вам придется посчитать задолженностью работника и удержать их из его зарплаты. Если же вы решите не взыскивать долг, то на подотчетные надо будет начислить страховые взносы. Такой невыгодный вывод содержится в новом письме ФСС России от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250. Правда, если работник предоставит авансовый отчет с подтверждающими документами, то взносы придется пересчитать в сторону уменьшения.

Таким образом, чтобы избежать столь сложной процедуры, которой советуют придерживаться чиновники, а также обезопасить себя от возможных штрафов и доначислений со стороны контролеров всегда проверяйте сроки по подотчету. И если они уже заканчиваются, требуйте работников оформить авансовый отчет и приложить к нему все подтверждающие бумаги.

Отметим, что под отчет можно не только выдавать наличные, но также перечислять нужные суммы на зарплатные или личные карты работников. А к документальному оформлению безналичного подотчета специалисты финансового ведомства предъявляют дополнительное требование. В письме Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288 указано, что условие о перечислении подотчетных средств на карты следует прописать в учетной политике для целей бухучета. И это несмотря на то, что в законодательстве подобного требования нет, и ответственности за его несоблюдение тоже нет. Однако, чтобы вопросов со стороны проверяющих не возникало, лучше предусмотреть соответствующие нормы в учетной политике.

Мы советуем добавить в бухгалтерскую учетную политику информацию о том, что вы можете выдавать суммы в подотчет как через кассу, так и на карты работников. Даже если пока вы выдаете только наличные. Ведь дополнительное условие вас ни к чему не обяжет, а возможно, в будущем вам потребуется перечислять подотчетные средства на карту.

Примерный образец формулировок мы представили ниже.

Общество с ограниченной ответственностью

Приложение к приказу от 29.12.2014 № 64

Учетная политика для целей бухгалтерского учета

10. Порядок расчетов с подотчетными лицами

10.1. Денежные средства работникам под отчет на хознужды, закупку горюче-смазочных материалов и командировочные расходы организация выдает наличными или перечисляет на зарплатные и личные банковские карты работников.

10.2. Способ выдачи подотчетных средств работник указывает в заявлении, которое должен подписать генеральный директор организации или его заместитель.

Смотрите так же:  Заявление о предоставлении выписки из приказа

10.3. По окончании срока, на который выданы подотчетные суммы, работник должен в течение трех рабочих дней в бухгалтерию авансовый отчет и приложить к нему подтверждающие расходы документы. Неиспользованный остаток денег он вносит в кассу организации независимо от способа получения (наличными или на карту).

Один важный момент — оформляя платежку на перечисление подотчетных сумм на карту, в назначении платежа укажите, что это подотчетные средства. Тогда не будет никаких сомнений, что суммы вы выдали именно под отчет, а не в качестве зарплаты. И налоговики не доначислят вам НДФЛ и страховые взносы (письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

Выдача денег под отчет руководителю

Вопрос-ответ по теме

Руководитель в отпуске, который отвечает за кассовую дисциплину (выдача в подотчет и т.д.), руководителем создан приказ на замещение его во время отпуска (на выдачу подотчетных сумм, расписываться в расходных ордерах) на гл. инженера. В текущем месяце гл. инженеру самому необходимо потратить денежные средства на приобретение материалов. На кого должен написать служебную записку гл. инженер, сам на себя?

Гл. инженер не должен сам себе писать служебную записку на выдачу денежных средств в подотчет. Если заместитель руководителя (гл. инженер) берет деньги под отчет, он может написать распоряжение об их выдаче, указав в нем от руки сумму, срок, на который берутся деньги, дату и поставив свою подпись. Например, распоряжение можно оформить так: В бухгалтерию ООО «Ромашка». Распоряжение. Выдать мне из кассы в подотчет 10 000 руб. до 20 июля 2015 для оплаты материалов.

Выдавая деньги под отчет руководителю, вместо заявления лучше оформить приказ

С 2012 года при выдаче денежных средств под отчет требуется заявление от сотрудника. А как быть, если подотчетным лицом выступает генеральный директор? Подскажите, возможно, для руководителя компании предусмотрен какой-то особенный порядок оформления «подотчетных» документов?

Выдавайте руководителю деньги под отчет в том же порядке, что и обычному работнику. Никаких исключений из правил для генерального директора нет.

Как и полагается, оформите расходный кассовый ордер. Но вместо заявления приложите к нему приказ или распоряжение руководителя о выдаче ему конкретной суммы на определенный срок.

Дело в том, что заявление на выдачу подотчетных денег должен завизировать сам руководитель. Этого требует пункт 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций от 12 октября 2011 г. № 373-П. А в вашем случае «подотчетник» и руководитель компании— одно лицо. Так что грамотнее будет составить приказ.

Расчеты с подотчетными лицами: о чем важно помнить

Руководитель учреждения является подотчетным лицом. На чье имя он должен написать заявление о выдаче подотчетных средств?

Если руководитель хочет официально провести наличные деньги как выданные под отчет, он может оформить их в установленном порядке, написав соответствующее распоряжение.

Это не будет противоречить Положению № 373-П, которым регламентирован порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации. Поскольку заявление о выдаче денег на расходы, связанные с ведением деятельности учреждения, на основании которого оформляется расходный кассовый ордер, составляется в произвольной форме. При этом оно обязательно должно содержать собственноручную запись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату. Таким образом, если руководитель берет деньги под отчет, он может написать распоряжение (служебную записку) об их выдаче, указав в нем от руки сумму, срок, на который берутся деньги, дату и поставив свою подпись.

Составляем заявление на подотчет от директора — образец

Заявление на подотчет от директора — образец его вы увидите в этой публикации — законодательно не регламентирован. Кроме того, существует ряд разногласий на тему, стоит ли его вообще оформлять. Подробнее эти вопросы разберем в данной статье.

Правила для получения денег под отчет

В соответствии с п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У выдача денежных средств подотчетным лицам оформляется путем выписки расходного кассового ордера (далее по тексту — РКО). Основанием для выписки РКО служит заявление самого подотчетного лица, составленное в письменной форме, или распорядительный документ хозсубъекта.

В заявлении, которое оформляется в произвольной форме, должны содержаться:

  • сведения о сумме денег под отчет;
  • информация о сроке использования выданных под отчет средств для произведения целевых расходов;
  • дата и подпись директора компании.

До 19.08.2017 деньги под отчет выдавались только при условии, что у подотчетного лица не было задолженности по денежным средствам, выданным под отчет в предыдущий раз. С вышеозначенной даты подотчетные суммы разрешается выдавать, даже если подотчетник не погасил прошлые долги.

Особенности выдачи средств под отчет директору

Согласно указанию № 3210-У, подотчетные лица самостоятельно указывают в своем заявлении сумму и срок, на который выдаются средства под отчет, а директор только утверждает их. При выдаче денег под отчет директором самому себе устраняется целый ряд возможных противоречий, поскольку не возникнет расхождений в сумме и сроках запланированных трат подотчетным лицом с тем, что запланировал сам руководитель компании.

Поэтому более логичным будет составление распорядительного документа, например приказа о выдаче средств в подотчет.

В распорядительном документе должны фиксироваться (письмо Банка России от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642):

  • дата и регномер;
  • Ф. И. О. подотчетника;
  • сумма и период, на который она выдана;
  • виза руководителя компании или ИП.

Можно ли составить один приказ на подотчет для нескольких сотрудников, узнайте здесь.

Авансовый отчет по выдаваемым самому директору подотчетным средствам также должен быть предоставлен в бухгалтерию, а остатки возвращены в кассу не позднее 3 дней после завершения срока, на который они предоставлялись под отчет, либо же (если директор находится в командировке или он вышел на больничный) в течение 3 дней после даты выхода руководителя на работу.

Как оформляется заявление о выдаче денег под отчет директору

Многие считают, что раз директор сам у себя запрашивает выдачу средств под отчет, то заявление или приказ составлять не нужно. Это мнение ошибочно.

Руководитель вправе составить заявление о выдаче подотчетных сумм. Но оформляться оно будет несколько иначе.

Директор в данном случае обладает особым правовым статусом, т. к. он одновременно представляет собой и наемного сотрудника организации, и ее руководителя (ст. 40 закона «Об ООО» от 08.02.1998 № 14-ФЗ и ст. 11, 16, 20, 273 Трудового кодекса).

Основным отличием случая оформления заявления подотчет директору является то, что разрешающая подпись уже не требуется, поскольку ставя подпись под заявлением, директор тем самым и согласовывает выдачу средств самому себе. В связи с этим и текст такого заявления директора будет немного отличаться от того, который бы оформлял иной штатный сотрудник (чтобы документ не выглядел так, что директор сам себе разрешает выдать деньги под отчет).

А тот факт, что директор визирует свое заявление, хоть и будет выглядеть несколько абсурдным, но не является ошибкой с точки зрения соблюдения кассовой дисциплины. Отсутствие разрешающей визы директора на своем заявлении также не выглядит неправомерным.

В крупных компаниях, где предусмотрено несколько должностей директоров, такая ситуация может быть успешнее разрешена, когда заявление директора о подотчете завизирует, к примеру, исполнительный директор.

Какая ответственность за отсутствие заявления

Специально предусмотренной ответственности для юрлиц за нарушение порядка оформления заявления или распорядительного документа на выдачу средств под отчет не существует. Однако работники налоговой службы при проверке соблюдения кассовой дисциплины на предприятии, обнаружив отсутствие бумаг на подотчет, могут вменить нарушение:

  • Порядка хранения сумм наличности, превышающих установленный лимит. Основанием для наложения ответственности в соответствии со ст. 15.1 КоАП России для налогового инспектора чаще всего служит вывод, что средства из кассы были выданы неправомерно, а значит, должны оставаться в кассе. При превышении лимита излишки наличности должны в тот же день быть сданы в банк. Существует неблагоприятная для налогоплательщиков судебная практика, основанная на таких выводах (постановление 9-го арбитражного апелляционного суда от 06.05.2013 № 09АП-11841/2013-АК).
  • Порядка соблюдения кассовой дисциплины в целом.
Смотрите так же:  Какие надо собирать документы на гражданство

Но есть и положительная для налогоплательщиков практика, благодаря которой ясно, что не все судьи усматривают необходимость наложения ответственности за такие нарушения кассовой дисциплины, как отсутствие документов на подотчет (постановление 9-го арбитражного апелляционного суда от 13.05.2013 № 09АП-10884/2013).

В то же время, если есть существенные (по мнению налоговиков) нарушения кассовой дисциплины, такие как отсутствие указаний о сроках выдачи средств под отчет, судьи обычно принимают сторону работников налоговой службы (постановление 9-го арбитражного апелляционного суда от 06.03.2013 № 09АП-2451/2013).

Для того чтобы избежать наложения штрафа (если проверка уже началась), можно воспользоваться своим правом и предоставить затребованные документы на следующий день (п. 31 регламента, утвержденного приказом Министерства финансов от 17.10.2011 № 133н). За этот день директор может оформить отсутствующие бумаги на выдачу подотчета, а кассир подколоть их к соответствующим РКО.

Исправлять подобного рода ошибки следует лишь за последние 2 месяца, ведь в соответствии с п. 1 ст. 4.5 КоАП срок давности для наложения административной ответственности составляет 2 месяца от даты совершения нарушения.

Больше информации об ответственности за нарушение кассовой дисциплины — в нашей статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

ВАЖНО! Если подотчетные средства перечисляются на платежную карту (зарплатную, корпоративную), заявление от подотчетника или распорядительный документ, по мнению финансового ведомства РФ, также необходимо. Об этом говорится в письме Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.

Где найти образец заявления на подотчет директору

Для того чтобы облегчить работу бухгалтерии и сократить затраты времени персонала на оформление документов на выдачу средств под отчет, полезно заготовить на предприятии их бланки.

С образцом заявления можно ознакомиться на нашем сайте.

При выдаче средств под отчет из кассы предприятия оформляется РКО, основанием для выписки которого является письменное заявление подотчетного лица или распорядительный документ. При выдаче наличных средств из кассы предприятия под отчет директору полностью соблюдается порядок, установленный указанием № 3210-У, которым какие-либо исключения для соблюдения кассовой дисциплины директором не предусмотрены.

Отсутствие всех необходимых документов для оформления подотчета налоговые инспекторы могут трактовать как нарушение кассовой дисциплины, которое карается наложением штрафа в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ. Однако правомерность такой трактовки они будут обязаны доказать в суде.

Нужно ли писать заявление работнику с просьбой выдать подотчетную сумму

Вопрос-ответ по теме

Чтобы выдать подотчетную сумму необходимо написать заявление работнику или приказ на выдачу подотчетной суммы по предприятию?

В августе заявление на подотчет было отменено указанием ЦБ от 19.06.2017 № 4416-У. Но в новом письме от 06.09.2017 № 29-1-1-0Э/20642 Центробанк предупредил, что заявление на подотчет остается в силе.

В письме ЦБ напомнил, что по новым правилам деньги выдаются по письменному заявлению работника либо по распорядительному документу юридического лица. Поэтому у организации есть выбор: либо выдавать деньги по письменному заявлению, либо по приказу руководителя. Порядок надо прописать в локальных актах организации. Писать сразу два документа — и заявление, и приказ — не требуется.

Заявление подотчетника с просьбой выдать деньги — теперь необязательный документ. Бухгалтерия может выдать деньги подотчет на основании распорядительного документа директора компании или ИП.

ЦБ РФ не уточняет в Указании № 4416-У, какой документ считать распорядительным. Налоговики нам разъяснили, что выдать деньги вмененщик вправе по приказу, распоряжению, решению директора или ИП. В документе отразите, на что работник получает деньги.

Общество с ограниченной ответственностью «Вектор»

О выдаче денег в подотчет

г. Смоленск 28.08.2017

Приказываю выдать аванс секретарю Зайцевой А.В. на срок 3 календарных дня. Сумма аванса 5000 (пять тысяч) рублей. Подотчетные средства выдать с целью закупки канцелярских принадлежностей.

Директор Лавров О.П. Лавров

С 19 августа деньги в подотчет можно выдать без заявления работника. Достаточно, чтобы директор фирмы или ИП подписал приказ, распоряжение или решение о выдаче средств. В документе нужно указать дату, сумму денег и срок, на который работник их получает. В распорядительном документе фиксируйте ту же информацию, которую раньше подотчетник отражал в заявлении.

Вы можете в одном приказе указать сразу несколько человек, которым выдаете деньги. Например, если сотрудники уезжают в командировку и получают средства в один день. Также вы вправе прописать, сколько даете денег в подотчет, в приказе на командировку. То есть составлять в этом случае еще и приказ на выдачу денег не обязательно.

Бухгалтер вправе выдать деньги работнику с непогашенными долгами. До 19 августа, если бухгалтер выдавал деньги работнику, который не погасил долг, инспекторы штрафовали компанию на сумму от 40 000 до 50 000 руб., предпринимателя — на 4000—5000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ). Теперь штраф в такой ситуации не грозит.

Риски остаются, если работник вовремя не отчитался о полученных средствах. Тогда инспекторы могут потребовать включить подотчетную сумму в доходы работника, удержать с них НДФЛ и заплатить страховые взносы. Отбиваться от доначислений придется уже в суде (постановление Арбитражного суда Центрального округа от 19.07.2016 № Ф10-2385/2016).

Работник получает деньги на срок, который установил директор фирмы или ИП. Отчитаться об израсходованных суммах работник обязан в течение трех рабочих дней после того, как истек срок (п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Если сотрудник получал деньги на командировку, то ему нужно предоставить авансовый отчет и подтверждающие документы в течение трех рабочих дней после поездки.

Если новые правила вам удобны, внесите изменения в положение о подотчетных. Исключите из документа пункт о том, что выдаете деньги по заявлению работника. Укажите, на основании каких документов станете платить деньги подотчетнику: по приказу, распоряжению и т.д. Как сформулировать новый пункт, смотрите в образце

4. Деньги под отчет кассир выдает на основании приказа руководителя либо по заявлению работника с разрешительной подписью руководителя. В документах руководитель указывает сумму к выдаче и срок, на который ее получает работник.

Вы можете также удалить из положения пункт о том, что работник получает средства после того, как погасит долг по прошлому подотчету.

Если новые правила вам невыгодны, можете оставить положение о подотчете без изменений. Например, не отказывайтесь от заявления сотрудника. В этом случае директор или ИП проставит разрешительную надпись на заявлении сотрудника.

Вы вправе выплатить деньги под отчет не только штатным сотрудникам, но и физлицам, которые работают по гражданско-правовым договорам (п. 5 и 6 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, письмо Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859).

Попросите директора или ИП утвердить список работников, которые вправе получать подотчетные деньги. Вы можете отразить в списке ФИО работников. А можете указать должности без ФИО. Тогда если кто-то из подотчетных работников уволится, список не придется обновлять. Новый сотрудник на той же должности автоматически попадет в список подотчетников.

Подотчетные деньги можно выплатить из кассы, перевести на зарплатные или корпоративные карты.

Касса. Если компания выдает деньги в подотчет из кассы, то надо оформить расходный ордер. На нем подотчетник распишется. А работник, отвечающий в компании за кассовые операции, выдаст деньги (п. 6 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

ИП вправе не составлять «расходники». Если вы работаете у ИП, который ведет кассу в упрощенном порядке, все равно отразите выданную сумму в программе или тетради.

Зарплатные карты. То, что перечислять подотчетные суммы допускается на зарплатные карты сотрудников, недавно подтвердили специалисты Минфина России (письмо от 21.07.2017 № 09-01-07/46781).

Не забывайте в платежке указывать, что перечисляете подотчетные средства. Иначе налоговики посчитают средства доходом сотрудника и доначислят НДФЛ со страховыми взносами (письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288, постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2008 № А52-174/2007).

Три изменения, которые повлияют на вашу работу в статьях журнала Упрощенка 9-2017