Как оформить командировку на личном автомобиле в 2019 году

Оглавление:

Порядок оформления командировки

Командировка представляет собой поездку в область, удаленную от основного рабочего места. Она осуществляется сотрудником на основании приказа директора предприятия.

Работнику при поездке служебного характера должны быть компенсированы все затраты, связанные с ней: оплата найма жилья, билетов на самолет или поезд и дополнительные расходы.

Целью командировки является выполнение задания, связанного с трудовой деятельностью.

Подобная поездка может быть как плановой, так и внеплановой. В ее рамках сотрудник может уехать за границу или остаться в РФ.

Вне зависимости от вида командировки и ее срока, оформляться она должна на основании действующих законодательных актов.

Что нужно знать?

Период нахождения служащего в месте командировки определяется на основании предоставленных им после возвращения из поездки документов о проезде.

Сотрудник может предоставить нанимателю следующие бумаги:

  • квитанции об оплате проезда;
  • путевой лист;
  • кассовые чеки.

Работнику, отправленному в подобную поездку, должны быть выплачены суточные. Это компенсация, выплачиваемая за каждый календарный день пребывания в командировке по долгу службы.

Норма суточных и порядок их выплаты могут определяться локальным нормативном актом, действующем на предприятии, или коллективным договором.

Нормативная база

Организация служебной поездки работника регулируется в России следующими основными законодательными актами:

  • в соответствии с 168 статьей ТК РФ работнику должны быть компенсированы расходы на дорогу, найм жилья и прочие траты;
  • на основании 167 ст. ТК РФ за сотрудником во время его отсутствия на рабочем место сохраняется должность и средний заработок;
  • размер среднего заработка во время командировок служащих рассчитывается на основании правил, приведенных в 139 статье Трудового кодекса;
  • особенности исчисления средней зарплаты также представлены в ПП РФ № 922;
  • ПП РФ № 749 устанавливает, что длительность командировки может определяться нанимателем исходя из трудности, объема и прочих нюансов служебного задания;
  • ПП РФ № 729 определяет размеры и порядок компенсации расходов сотруднику;
  • ПП РФ № 812 устанавливает порядок выплат и величину суточных начислений в иностранной валюте, а также надбавок к ним.

Вопросы налогообложения выплат сотрудникам в командировках регулирует Налоговый кодекс.

Оформление командировки в 2019 году

Служебная командировка может быть оформлена для работников, осуществляющих деятельность на основании трудового договора.

Ее оформление возможно в случае, если труд сотрудника не связан с регулярными разъездами (к примеру, работа курьера или водителя).

Запрещается по желанию нанимателя отправлять в поездку, связанную со служебными обязанностями, следующих категорий работников:

  • лиц младше 18 лет;
  • беременных работниц;
  • женщин, имеющих малышей возрастом младше 3 лет;
  • сотрудников, осуществляющих постоянный присмотр и уход за заболевшими членами семьи, при этом факт болезни должен быть подтвержден медицинскими справками;
  • сотрудников, которые имеют несовершеннолетних детей-инвалидов.

При этом некоторые категории работников все же могут быть отправлены в служебную поездку с собственного согласия, при условии, что это не запрещено им на основании заключений из медучреждений.

В командировку может быть направлен работник, официально трудоустроенный в фирме и не относящийся к тем категориям сотрудников, кого запрещено направлять в служебные поездки.

Без уважительных причин такой служащий не имеет право отказаться от командировки. При отказе без веских оснований работник может быть наказан.

Какие предусмотрены виды наказаний:

На личном автомобиле

При направлении в командировку сотрудника на личном автомобиле порядок ее оформления не изменяется.

Однако появляется необходимость в составлении дополнительных документов ‒ маршрутного листа и служебной записки.

Они необходимы для расчета выплат сотруднику, поскольку при поездке на личном авто он не сможет предоставить нанимателю по возвращении такие бумаги, как авиа или ж/д билеты.

Существуют ситуации, при которых работодатель может не выплачивать сотруднику суточные:

  1. Когда служащий направляется в однодневную поездку по России.
  2. Когда работник направляется в служебную поездку на несколько дней, однако, при этом имеет возможность каждый день возвращаться домой и не проживать в месте командирования.

Последний вид служебных поездок необходимо отличать от разъездной работы.

При разъездной работе сотрудник регулярно трудится вне места нахождения нанимателя. В пример можно привести работу водителей, которые занимаются междугородними перевозками.

В случае однодневной поездки суточные работнику не выплачиваются, а компенсируется только проезд.

Если командировка задерживается на более длительный срок, то работодатель обязан произвести расчет суточных.

Выполнение поручения нанимателя в том же городе, в котором находится организация, не является командировкой. Такая процедура может называться служебным поручением в другой фирме.

В некоторых случаях на практике применяется термин «местная командировка». При направлении работника с каким-либо поручением, за ним сохраняют рабочее место и средний оклад в фирме, где он трудоустроен.

При этом никакие расходы из тех, что предусмотрены в 168 статье ТК РФ, ему не оплачиваются.

В выходной день

Считается, что во время обычных служебных поездок сотрудник использует выходные и праздничные дни для отдыха. Поэтому по возвращении из поездки никакая компенсация в форме дополнительных выходных дней или их оплаты для сотрудника не предусматривается.

Существуют и исключения из этого правила ‒ это те выходные и праздничные дни, в которые сотрудник командируется специально для выполнения конкретной работы.

За такие дни служащий вправе получить дополнительные дни отдыха или увеличенный размер оплаты труда.

Выплата сотруднику суточных при отправлении в служебную поездку за пределы РФ имеет свои особенности.

Так, в случае однодневных командировок за рубеж, суточные сотруднику полагаются, в отличие от аналогичных поездок по России.

При этом они должны рассчитываться как 50% от величины подобной компенсации в день, предусмотренной для заграничных поездок работников.

Как выплачиваются суточные при командировках в 2019 году? Смотрите тут.

Необходимые документы

Служебная поездка сотрудника должна быть оформлена при помощи необходимых документов. Причем часть из них составляется до командировки, а часть ‒ после нее.

Оформление командировки в 2019 году сопровождается составлением следующих обязательных бумаг:

  1. Приказа нанимателя о направлении сотрудника или группы сотрудников в служебную поездку. Для составления данной бумаги имеются стандартные формы ‒ №Т-9 и №Т-9a (для одного человека и нескольких, соответственно).
  2. Поручения для командировки с отчетом о выполнении ‒ для документа предусмотрена форма №Т-10а.
  3. Командировочного удостоверения. Это бумага для служащего, составляемая по форме №Т-10.
  4. Маршрутного листа.
  5. Доверенности.
  6. Журналов учета.

Бланк приказа о направлении в командировку формы Т-9 здесь,

бланк приказа о направлении в командировку формы Т-9а здесь,

образец написания приказа о направлении в командировку здесь.

Недавно произошли изменения, которые внесли нововведения в положения о правилах направления сотрудников предприятий в служебные поездки.

Эти изменения сделали весь процесс документирования процедуры более упрощенным в связи с тем, что уменьшилось число необходимых бумаг.

Так, в текущем году не являются обязательными при оформлении командировки следующие документы:

  • маршрутный лист;
  • командировочное удостоверение;
  • отчет о совершенной поездке;
  • доверенность и журналы учета.

Отчетные документы, составляемые после возвращения служащего:

  1. Авансовый отчет по форме №АО-1 о потраченных во время служебной поездки средствах.
  2. Отчет о поездке.
  3. Служебная записка.

Маршрутный лист

При использовании во время командировки транспортного средства, принадлежащего компании, или личного авто сотрудника, должен быть оформлен маршрутный лист.

В эту бумагу вносятся следующие данные:

  • даты начала и окончания поездки;
  • цель поездки;
  • наименование фирмы, где работает сотрудник;
  • номер документа;
  • ФИО работника, его должность;
  • штамп, удостоверяющий о пройденном медосмотре;
  • госномер и марка авто;
  • маршрут.

Бланк маршрутного листа здесь,

образец заполнения маршрутного листа здесь.

Служебная записка

Служебная записка представляет собой особую бумагу, которая удостоверяет факт нахождения командированного работника на месте, а также даты его отъезда и приезда из поездки.

Ее оформление требуется в следующих случаях:

  • если служащий отправляется в командировку на арендованном, личном авто или на машине, принадлежащей организации;
  • если работник не имеет при себе документацию, которая могла бы подтвердить присутствие факта его проживания или проезда.

Бумага, в основном, требуется для начисления суточных, поскольку для их расчета требуется знать точное время, которое сотрудник провел в поездке.

Образец написания служебной записки здесь.

Доверенность может потребоваться, например, если сотрудник уезжает в служебную поездку на автомобиле третьего лица.

Компания может оформить выплаты за проезд в качестве компенсации за пользование личным имуществом во время служебной поездки.

При этом подобную компенсацию может получить как собственник транспортного средства, так и работник, использующий его на основании доверенности.

Авансовый отчет

В авансовом отчете сотрудник отчитывается о своих затратах. К бумаге необходимо приложить квитанции и чеки на оплату проживания и проезда, питания и прочих расходов.

Что обычно указывается в этом документе:

  • его номер;
  • размер аванса, выданного работнику;
  • дата предоставления аванса;
  • ФИО и должность работника, получившего аванс;
  • сумма потраченных средств;
  • при наличии остатка денег ‒ его величина;
  • документы, удостоверяющие расходы.
Смотрите так же:  Трудовой кодекс рф статья 189

Бланк отчета по командировке здесь,

образец заполнения отчета по командировке здесь.

Возмещение расходов

За работником во время его служебной поездки сохраняется средний заработок.

Сотруднику, направленному в командировку, также производится оплата расходов, связанных с проживанием, проездом, а также дополнительными тратами.

Размер затрат сотрудника подсчитывается на основании предоставленных им чеков и квитанций. Подобные расходы не облагаются НДФЛ, а также страховыми взносами.

В соответствии с НК РФ, НДФЛ не взимается с суточных, если они не превышают 700 р. в день ‒ для поездок по России и 2500 р. в день ‒ для зарубежных поездок.

Если суточные, выплачиваемые работнику, больше данных лимитов, то они считаются прибылью и подлежат обложению НДФЛ по ставке в 13%.

Как оплачивается командировка в выходной день? Информация здесь.

Как написать приказ о направлении работника в командировку? Образец в этой статье.

В текущем году работодателям рекомендуется устанавливать величину суточных не больше установленных в соответствии с НК РФ лимитов, поскольку крупные суммы подлежат еще и обложению страховыми взносами (кроме взносов, связанных с травматизмом).

На видео о порядке оформления

Командировка на личном автомобиле в 2017-2018 годах (особенности)

Командировка на личном автомобиле 2017-2018 года отличается по оформлению от правил документирования служебных выездов, существовавших до 2016 года. Вызвано это изменениями, произошедшими в законодательстве. О порядке оформления командировок на личном авто, возмещении расходов за такую командировку и судебной практике по спорным вопросам и пойдет речь в нашей статье.

Командировка на личном транспорте. Законодательная база

Служебным командировкам посвящена глава 24 Трудового кодекса, которая в своих статьях дает определение такой командировке, а также устанавливает:

  • гарантии работнику при направлении его в командировку;
  • порядок возмещения командировочных расходов в различных условиях служебных выездов.

Общие нормы ТК РФ конкретизируются в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 29.07.2008 № 749) — основном документе, устанавливающем порядок командирования сотрудников в другую местность для выполнения заданий. Указанный документ претерпел серьезные изменения в результате решений Правительства РФ, введенных в действие его постановлениями от 29.12.2014 № 1595 и 29.07.2015 № 771.

Изменения, речь о которых пойдет ниже, вызвали много вопросов по поводу оформления командировок и возмещения понесенных в служебных поездках на личном транспорте расходов. В связи с этим появилось несколько разъясняющих документов:

  1. Приказ Минфина России от 10.03.2015 № 33н.
  2. Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/2238.
  3. Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 15.05.2015 № 1168-6-1.

Все эти документы дополнительно поясняют порядок оформления командировок с использованием личного транспорта.

Как оформляется выезд в командировку?

С 01.01.2016 некоторые документы, оформляемые по этому поводу ранее, были отменены. Так, теперь нет нужды в обязательном порядке оформлять:

  • служебное задание;
  • командировочное удостоверение;
  • отчет о командировке.

Кроме того, отменена обязанность вести журнал учета командированных работников. Справедливости ради стоит отметить, что некоторые работодатели остались верны прежнему порядку документирования командировочных выездов и установили обязанность оформлять перечисленные документы внутренними распоряжениями по организациям. Однако и в таких случаях основным документом для направления в служебную командировку с точки зрения законодательства является приказ.

Конкретная форма приказа законом не утверждена. При этом предприятия предпочитают использовать унифицированные формы приказа № Т9 (о направлении работника в командировку) либо № Т9а (о направлении группы работников в командировку), утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, хотя с 01.01.2013 использование форм первичных учетных документов и не является обязательным.

В любом случае в приказе необходимо указать следующую информацию:

  • наименование организации;
  • дату составления и номер распорядительного документа;
  • данные сотрудника, наименование его должности;
  • данные о месте, куда направляется работник для выполнения задания;
  • длительность командировки (даты отъезда и прибытия);
  • цель командировки;
  • подробности использования транспорта (личный, служебный, общественный и т. д.);
  • сведения об организации, которая возместит работнику командировочные расходы.

Приказ подписывает руководитель организации либо уполномоченный сотрудник. Командированный работник также должен подписать приказ, подтверждая таким образом факт ознакомления с ним.

Особенности оформления командировки на своем авто

Если работник отправляется в командировку на своем автомобиле, настоятельно рекомендуется оформление путевого листа. Несмотря на то что налоговая служба при проверке расходов организации представления такого документа не требует, с заполненным путевым листом будет значительно проще подтвердить как факт использования автомобиля в служебных целях, так и приведенный расчет расхода бензина.

Путевой лист составляется по форме, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, либо самостоятельно разработанной организацией. Использование формы путевого листа, разработанной на предприятии, разрешено Министерством финансов России (письмо Минфина РФ от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161) при условии присутствия в документе обязательных реквизитов, установленных приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152.

К таким реквизитам относятся (раздел 2 приказа Минтранса РФ № 152):

  • название и номер путевого листа;
  • данные о сроке действия документа;
  • данные о владельце автомобиля;
  • информация о транспортном средстве;
  • информация о водителе.

Возмещение командировочных расходов

Согласно ст. 168 ТК РФ и п. 11 постановления Правительства РФ № 749, командированному сотруднику возмещаются следующие расходы:

  • на проезд в обе стороны;
  • на съем жилья;
  • суточные;
  • прочие расходы, определяемые работодателем.

Размер суточных каждая организация устанавливает самостоятельно (за исключением госучреждений). При этом важно помнить, что в соответствии с Налоговым кодексом РФ (п. 3 ст. 217) не облагаются налогом на доход физлиц лишь суммы в размере 700 рублей при командировках по России и 2500 рублей при загранкомандировках. Суммы свыше этих нормативов подлежат налогообложению.

Вернувшись из командировки, сотрудник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет, который составляется по форме № АО-1, утв. постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. К отчету необходимо приложить:

  • документы, подтверждающие расходы на жилье (квитанции из гостиницы или расписки в получении денег, если жилье арендовалось у физлица);
  • чеки на ГСМ;
  • путевой лист;
  • служебную записку.

Служебная записка призвана подтвердить срок командировки. Составляется такой документ в произвольной форме, однако во избежание недоразумений при налоговых проверках рекомендуется установить форму служебной записки во внутренних документах организации.

Если в командировку на личном авто было отправлено несколько сотрудников, то путевой лист оформляется только на водителя. Соответственно, если бензин оплачивал только водитель, чеки об оплате ГСМ другие командировочные представлять не должны. Если во время командировки потребуется ремонт личного авто, расходы на техобслуживание возмещаются работодателем в рамках соглашения об использовании транспортного средства, заключенного между работодателем и сотрудником. Также по соглашению работнику могут быть компенсированы расходы, связанные с произошедшим в командировке ДТП (естественно, если таковое произошло не по вине командированного сотрудника).

Судебная практика по командировкам на личном транспорте

Минфин России в своем письме от 20.04.2015 № 03-03-06/22368 разъяснил, что служебная записка не является документом, подтверждающим использование личного автомобиля для поездки до места командировки и обратно. По мнению Минфина, таким подтверждением могут быть любые первичные бухгалтерские документы, свидетельствующие об использовании личного автомобиля в служебных целях.

Судебная практика к настоящему времени по таким делам еще не сложилась, а все имеющиеся решения судов касаются периода, когда наравне со служебной запиской требовалось оформление командировочного удостоверения, которое и подтверждало время командировки. Таким образом, при необходимости придется руководствоваться делами, где рассматривался спор, вызванный утерей командировочного удостоверения. К примеру, постановлениями ФАС Западно-Сибирского округа от 23.12.13 № А27-1862/2013 и Московского округа от 07.04.11 № КА-А40/1111–11. В первом случае дело разрешилось с участием специальной комиссии по принятию решения о продолжительности командировки и выплате суточных, во втором — применением других подтверждающих документов.

Таким образом, несмотря на отмену некоторых документов при оформлении командировок и кажущееся упрощение процедуры, при направлении в командировку на личном транспорте к сбору подтверждающей документации и оформлению прочих сопутствующих деловых бумаг стоит подойти со всем вниманием и тщательностью.

Делопроизводство

Как оформить командировку сотруднику в 2019 году?

Командировкой называется поездка в местность, удаленную от основного места работы, осуществляемая сотрудником по приказу руководителя организации.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 309-85-28 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Командировочная поездка может быть плановой, заранее спланированной и внеплановой, продолжительной и краткосрочной, оформляться на одного человека или группу сотрудников (более двух человек), а также осуществляться на территории России либо за ее пределами.

Независимо от вида командировки, поездка должна быть документально оформлена в соответствии с Российскими законами.

Что говорит закон?

Процедура подготовки работника к командировочной поездке, правила оформления, список необходимых документов установлены законодательством РФ и являются обязательным условием для признания командировки действительной.

Нормативная база

Нормативной базой, регулирующей особенности оформления командировки, права, а также обязанности работодателя и направляемого в рабочую поездку сотрудника является:

  • Трудовой кодекс (глава 24);
  • Постановление №729;
  • Постановление №749;
  • Постановление № 771;
  • Постановление №812;
  • Постановление №922;
  • Постановление №1595;
  • Налоговый кодекс.

Ознакомиться с документами можно тут:

Согласно Российскому законодательству, командировка на сотрудника оформляется только при наличии трудового договора, и если основная деятельность работника не связана с постоянными разъездами, не происходит в пути (например, работа водителя, курьера и т. д.).

Смотрите так же:  Отчетность форма 0710098

Работник не имеет права отказаться от командировочной поездки без уважительных причин.

В противном случае отказ от выполнения рабочего задания считается дисциплинарным проступком и подлежит наказанию в виде:

Существует категория граждан, отказ от командировочной поездки которых не является дисциплинарным поступком.

В данном случае основанием для отказа от командировки могут быть медицинские противопоказания.

Некоторые сотрудники могут направляться в командировку только с их письменного согласия:

  • женщины, имеющие ребенка в возрасте до трех лет;
  • опекуны несовершеннолетних детей;
  • работники, являющиеся родителями-одиночками ребенка в возрасте до пяти лет;
  • работники, в чьих семьях есть дети инвалиды;
  • работники, осуществляющие уход за больными родственниками;
  • работники, выдвигающие свою кандидатуру на выборы.

Кроме того, согласно установленным законодательством правилам, направлять в командировку запрещено:

  • инвалидов;
  • беременных женщин;
  • сотрудников моложе 18 лет;
  • сотрудников, с которыми заключен ученический договор.

Командировочная поездка должна сопровождаться отчетностью и подтверждаться документально.

Перечень необходимых для командировки документов утвержден в 2008 году и указан в Положении №749, согласно которому для служебной поездки необходимо оформление:

Перечисленные документы являлись обязательным условием при оформлении командировки. В связи с изменениями законодательства, список необходимых для служебной поездки документов несколько сократился.

Изменения в 2019 году

Положение о правилах направления в командировку неоднократно пересматривалось и дорабатывалось.

Нововведения сделали процесс оформления командировки значительно проще в связи с отменой некоторых обязательных документов.

По новым правилам, для оформления служебной поездки в 2019 году необязательными стали следующие документы:

  • командировочные удостоверения;
  • служебное задание;
  • отчет о поездке;
  • журналы учета.

Еще одним нововведением является отмена ограничений сроков командировки.

Ранее срок поездки не мог превышать сорока дней или одного года для строителей. По новым правилам срок командировочной поездки определяется работодателем и зависит от объема порученного задания.

Аккордная оплата труда — что это такое? Смотрите здесь.

Документы для оформления командировки в 2019 году

Процедура оформления командировки значительно упростилась, но и старая система документооборота может быть использована по желанию работодателя, об этом должно быть указано в нормативных актах организации.

Как оформить командировку сотруднику в 2019 году в соответствии с новыми правилами?

В соответствии с Российским законодательством, в 2019 году в список обязательных для командировки документов входят:

  • приказ с указанием места и цели поездки, с которым сотрудник должен ознакомиться и дать письменное согласие либо отказ;
  • путевой лист, в случае использования в поездке автомобиля (личного или служебного);
  • служебная записка в случае использования в поездке автомобиля;
  • авансовый отчет, подтверждающий командировочные расходы.

Какие нужны перед поездкой и в процессе?

Перед поездкой необходимо оформить приказ о направлении сотрудника в командировку, который составляется на основании утвержденного руководителем графика командировочных поездок.

Для составления приказа можно воспользоваться унифицированным бланком № Т-9 или свободной формой, утвержденной на предприятии.

Приказ произвольной формы:

Примерная схема составления приказа

Ознакомившись с приказом, сотрудник обязан отправиться в командировку в указанный срок.

Перед поездкой работнику под роспись выплачиваются денежные средства на оплату расходов, необходимых для командировки. Командировочные расходы в России и за ее пределами несколько отличаются.

Таблица командировочных расходов:

  • проезд к месту назначения и обратно;
  • жилье;
  • суточные (питание) не меньше суммы, установленной законодательством РФ — 700 рублей в день.
  • проезд к месту назначения и обратно;
  • жилье;
  • суточные (питание) не меньше суммы, установленной законодательством РФ — 2500 рублей в день.

согласовываются с работодателем.

  • заграничного паспорта;
  • визы;
  • медицинской страховки;
  • аэродромных сборов;
  • консульских сборов;
  • иные расходы, согласованные с работодателем.

Учет работников

Лицо, ответственное за оформление командировок, обязано вести учет направляемых в поездку сотрудников.

Для учета работников, отправляемых в командировку, необходимо занести данные о поездке:

  • в табель учета времени, где рабочие дни проставляются кодовым знаком – «К» или «06», выходные в командировке – «В», работа в выходные во время поездки – «РВ»;
  • в журнал учета работников, отправившихся в командировку (если в нормативных актах организации утверждена данная форма документа).

Маршрутный лист

В случае использования в поездке личного или принадлежащего компании транспорта выписывается путевой (маршрутный) лист, содержащий следующие данные:

  • дату выезда (начало командировки);
  • дату приезда (окончание командировки);
  • название организации, выдавшей маршрутный лист;
  • номер документа;
  • ФИО сотрудника, штамп о пройденном медицинском осмотре;
  • должность сотрудника;
  • марка и государственный номер транспортного средства;
  • цель командировки;
  • маршрут (место назначения — город, улица, предприятие).

Служебная записка

Служебная записка в поездке необходима при отсутствии документов, подтверждающих расходы. В этом случае в документе указывается отметка организации, куда направлялся сотрудник о времени его прибытия и отбытия.

Отчетные бумаги, составляемые после возвращения

Авансовый отчет

По прибытии из командировки сотрудник обязан отчитаться о потраченных средствах. Для этого необходимо заполнить авансовый отчет, приложить к нему чеки, квитанции на оплату жилья, проезда, питания и других необходимых расходов.

В авансовом отчете следует указать:

  • размер выданного аванса;
  • номер документа;
  • дату выдачи аванса;
  • кому выданы денежные средства – ФИО, должность;
  • размер потраченных средств;
  • остаток денежных средств (при наличии);
  • список документов, подтверждающих расходы.

Учет работников

Информация о прибывших из служебной поездки работниках заносится в журнал учета, если в нормативных актах организации утверждена данная форма документа.

Для удобства журнал учета прибывших из поездки работников рекомендуется вести.

Служебная записка

По приезду из командировки служебная записка оформляется, если использовался служебный, либо личный транспорт, либо транспорт по доверенности.

Примеры составления служебной записки:

Пример служебной записки

Использовался личный транспорт

В этом случае указывается, что использовался для командировки личный автомобиль, также необходимо описать тип, марку автомобиля и регистрационный номер.

В конце нужно обязательно перечислить документы, подтверждающие расходы на бензин, жилье, питание.

Использовался транспорт по доверенности

В этом случае к тексту служебной записки нужно добавить информацию о том, что транспортным средством (тип, марка, номер) сотрудник управлял по доверенности, указать дату составления доверенности.

Сроки составления и предоставления

Авансовый отчет и служебную записку нужно предоставить работодателю не позднее трех суток по прибытию из поездки.

Как оплачивается командировка совместителя в выходной день? Узнайте тут.

Как вычесть подоходный налог с зарплаты? Смотрите здесь.

Некоторые нюансы

Как оформить поездку на несколько сотрудников сразу (бригаду)?

В случае составления приказа о направлении в командировку сразу нескольких сотрудников (бригады) удобнее воспользоваться унифицированной формой № Т-9а – приказом о командировке группы работников.

Нужно ли готовить все бумаги при поездке длительностью 4 часа?

Командировкой считается задание на определенный срок, выполняемое вне места постоянной работы сотрудником, чья деятельность не имеет постоянный разъездной характер и не связана с экспедициями.

Если в приказе на поездку указывается срок длительностью 4 часа в местность, удаленную от постоянного места работы, командировку необходимо оформлять в соответствии с законодательными нормами.

Но в случае краткосрочной поездки работнику не будут начисляться расходы на проживание и суточные.

Особенности документального сопровождения местных командировок

В соответствии с Российским законодательством, командировка в 2019 году считается действительной при оформлении:

  • приказа;
  • авансового отчета;
  • служебной записки и маршрутного листа при использовании в поездке автомобиля.

Есть ли особенности для работников индивидуального предпринимателя?

Нормативно-правовые акты о правилах оформления командировочной поездки, утвержденные Российским законодательством, являются обязательными как для государственных учреждений, так и для частных организаций.

Итак, согласно обновленным стандартам, для документирования рабочей поездки следует оформить три обязательных документа – приказ, авансовый отчет и служебную записку (при необходимости).

Однако старая система отчетности не отменялась и при желании работодателя может использоваться в организации.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 703-16-92
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 309-85-28
    • Регионы — 8 (800) 333-88-93

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Пошаговая инструкция по оформлению командировки в 2018 году

Когда сотрудника направляют в командировку, необходимо быстро и правильно подготовить документы. В этом поможет пошаговая инструкция в статье.

Расскажем, как провести оформление командировок в 2018 году, в том числе командировки на личном автомобиле, на один день или во время отпуска.

Порядок оформления командировки в 2018 году

ТК РФ в ст.166 определяет служебную командировку как поездку с целью исполнения поручения руководителя вне места постоянной работы сотрудника на определенный срок. Организация должна начислить заработную плату работнику за весь период нахождения в командировке, а также возместить связанные с ней дополнительные расходы (ст.168 ТК РФ). Основным нормативным актом, регламентирующим служебные поездки, является ПП РФ 749 от 13.10.2008 года. Для правильного оформления командировки в 2018 году составлена пошаговая инструкция, включающая следующие этапы:

  1. Издание приказа руководителя с указанием ФИО и должности работника, пункта назначения, цели, срока поездки. Документ должен содержать сведения о том, за счет каких средств оплачиваются расходы. Приказ можно составить по форме Т-9 (0301022 по ОКУД) или воспользоваться собственной формой, разработанной на основании 402-ФЗ и закрепленной в учетной политике. В результате изменений в ПП РФ 749, вступивших в силу 08.01.2015 года, для оформления командировки в 2018 году следующие документы не являются обязательными: командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о выполненной работе. По решению руководителя формы можно оставить для внутреннего использования, закрепив порядок их выдачи и заполнения локальным нормативным актом.
  2. Составление сотрудником заявления в произвольном виде на имя руководителя о выдаче аванса на служебную командировку. В нем указываются: необходимая сумма, срок выдачи, дата составления и подпись работника. Для обоснования расходов может быть приведен расчет. Указания Банка России 3210-У от 11.03.2014 года запрещают оформлять расходный кассовый ордер без заявления с резолюцией руководителя. Письмо Минфина от 25.08.2014 года № 03-11-11/42288 разъясняет, что заявление необходимо и в случае перевода подотчетных сумм на пластиковую карту работника. В нем дополнительно следует указать банковские реквизиты для перечисления.
  3. Выплата аванса на командировочные расходы. На основании заявления формируется расходный ордер (0310002 по ОКУД) на выдачу налички из кассы или платежное поручение (0401060 по ОКУД) о перечислении денег на расчетный счет физического лица. В этих документах следует указать назначение расходов. Денежные средства выплачиваются за счет бюджета или приносящей доход деятельности в зависимости от целей поездки и указаний, содержащихся в приказе руководителя.
  4. Ведение табеля учета рабочего времени по форме 0504421 на сотрудника с использованием кода «К», означающего нахождение в служебной командировке (приказ Минфина 52н).
  5. Предоставление работником авансового отчета с приложением подтверждающих документов по окончании командировки. Указания 3210-У предписывают подотчетному лицу отчитаться об использовании полученных средств в срок, не превышающий трех рабочих дней со дня окончания командировки или со дня выхода на работу. Для документального оформления служебной командировки должны быть сданы под расписку подлинники билетов, квитанций, счетов за гостиницу. Если расчеты производились банковской картой, следует предоставить выписку по счету.
  6. Проверка отчета и окончательный расчет. Указания 3210-У дают право руководителю самостоятельно определять время на проверку авансовых отчетов. Этот срок должен быть закреплен в приказе, локальном нормативном акте или в учетной политике. За отведенное время бухгалтер проверяет соответствие предоставленных документов требованиям законодательства и производит расчет суммы к выплате за командировку, делает соответствующие проводки. В федеральных государственных учреждениях следует руководствоваться ПП 729 от 02.10.2002 года. Если выданный аванс превышает сумму по документам, работник должен внести остаток в кассу. Выдача перерасхода производится из кассы по расходному ордеру или платежным поручением на карту сотрудника.
Смотрите так же:  Приказ об освобождении от инструктажа по охране труда

Документы, на которые бухгалтеры зря тратят время, смотрите в статье журнала Учет в учреждении.

Оформление авансового отчета по командировке

Законом 52-ФЗ предусмотрена унифицированная форма авансового отчета 0504505. Документ заполняется вернувшимся из командировки сотрудником и лицом, ведущим бухучет. Ниже приведен образец авансового отчета, скачайте его.

Скачать бланк авансового отчета

На первой странице сотрудник заполняет следующие сведения:

  • Наименование учреждения;
  • ФИО;
  • Должность;
  • Подразделение;
  • Назначение аванса;
  • Дату предоставления отчета;
  • Сумму полученного аванса;
  • Фактические расходы на служебную командировку.

Бухгалтер проставляет бухгалтерские проводки, заполняет сведения о выдаче перерасхода и расписку для сотрудника. В правом верхнем углу указывает сумму к утверждению руководителем.

На второй странице сотрудник вносит в реестр все подтверждающие документы, подсчитывает общую сумму и подписывает отчет. Бухгалтер после проверки каждого документа делает отметку о принятии суммы к учету, считает итоги, перерасход или остаток и проставляет проводки. Дата авансового отчета – это день предоставления сотрудником в бухгалтерию. Дата утверждения начальником – это день окончания проверки в соответствии с установленными сроками.

Образец авансового отчета в 2018 году

Оформление командировки на личном автомобиле

Если работник выезжает в служебную командировку на своем авто, он должен поставить в известность руководителя организации. Ст.188 ТК РФ предусматривает выплату компенсации при использовании личного имущества с позволения или ведома работодателя. Командировка на личном автомобиле в 2018 году в части оформления требует письменного разрешения руководства (приказ Минфина 33н от 10.03.2015 года). Можно включить его в приказ о командировании.

Особое внимание следует обратить на подтверждение расходов. В связи с отменой командировочных удостоверений сроки служебных поездок определяются по проездным документам. Автовладелец предоставляет путевые или маршрутные листы, чеки и счета АЗС. Приказ 33н рекомендует использовать для подтверждения гостиничные счета. Если их нет, следует предоставить служебную записку с указанием даты приезда и убытия, подтвержденную принимающей стороной. Это предусмотрено и в ПП 749.

В организации, разрешающей выезд сотрудников на личном транспорте, обязательно должно быть положение о порядке расчета и выплаты компенсации. На основании ПП 729 такую поездку можно оплатить по минимальной стоимости:

  1. Если есть железнодорожное сообщение, – по цене плацкартного билета в пассажирском поезде.
  2. При отсутствии железной дороги – по цене билета в автобусе общего типа.

Справку о стоимости следует брать на ж/д и автовокзалах по состоянию на даты поездки.

За что коллеги не любят бухгалтеров? Читайте в статье журнала Казенные учреждения.

Оформление командировки на 1 день

Служебная поездка, которую возможно осуществить за один день, считается местной командировкой, оформление которой производится по общим правилам. На основании п.11 ПП 749 суточные в этом случае не выплачиваются. Расходы по проезду возмещаются в общем порядке, в табеле проставляется соответствующий код, и оплата за день рассчитывается, исходя из среднего заработка. Работник имеет право на получение аванса. В письме от 17.05.2018 №03-15-06/33309 Минфин пояснил, как учитывать расходы по однодневной командировке.

Если было произведено оформление командировки на 1 день, а сотрудник прибыл в населенный пункт своей постоянной работы после 0 часов по местному времени, командировка продлевается, суточные выплачиваются за 2 дня. В случае опоздания общественного транспорта, нужно взять справку у перевозчика.

Оформление загранкомандировки

Если работник организации командирован за границу РФ, у него возникают дополнительные расходы еще на стадии подготовки. ПП 749 предусматривает компенсацию:

  • Расходов на оформление визы для служебной командировки и загранпаспорта;
  • Консульских сборов;
  • Приобретения медицинской страховки;
  • Оплаты за право въезда автотранспорта;
  • Прочие платежи и сборы.

Выдачу суточных следует осуществлять на основании двух документов:

  • При нахождении на территории РФ согласно ПП 729 от 02.10.2002 года;
  • При нахождении на территории иностранных государств – в соответствии с Приложением 1 ПП 812 от 26.12.2005 года.

Для правильного определения размера выплат в дни пересечения границ, следует помнить, что размер суточных определяется в сумме, установленной для страны, куда следует командированный. Суточные должны быть выданы в иностранной валюте на основании Закона 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле». Прямого запрета на выдачу наличной валюты через кассу физическому лицу он не содержит, но и прямого разрешения на эту операцию тоже нет. Лучше перечислить сумму с валютного счета на банковскую карту сотрудника, у которого открыт счет в той же валюте.

Возмещение расходов на проживание производится на основании приказа Минфина 64н от 02.08.2004 года. Он содержит предельные нормы оплаты временного жилья в различных странах. Если фактические расходы их превышают, возмещение производится в пределах разрешенных законом сумм. Если у государственного учреждения нет валютного счета, для выплаты командировочных расходов следует произвести конвертацию российских рублей в валюту. Расходы на комиссию относятся на прочие услуги.

Подтверждающие документы по загранкомандировке могут быть представлены на иностранном языке. Бухгалтерский и налоговый учет в РФ ведется на русском языке, поэтому к документам необходимо приложить построчные переводы. Минфин в письме от 22.03.2010 года №03-03-06/1/168 разъясняет, что выполнить перевод может по договору приглашенный переводчик или сотрудник организации, у которого эти обязанности записаны в должностной инструкции.

Скачайте всегда полезные в работе образцы:

Заяление на ежегодный отпуск

Заяление на декретный отпуск

Заяление на увольнение по собственному желанию

Заяление о переносе отпуска в связи с болезнью

Заяление на отпуск по уходу за ребенком

Оформление командировки в выходной день

Существует несколько вариантов, когда служебная командировка включает в себя выходные дни:

  1. Сотрудник направлен в многодневную командировку, в общую продолжительность которой входят и нерабочие выходные дни. Оформление и оплата такой служебной поездки производится в общем порядке.
  2. При командировании сотрудника предполагается, что ему придется выполнять задание именно в выходной день. В таком случае одновременно с приказом о командировке нужно издать приказ о привлечении к работе в выходные дни. Согласие сотрудника в этом случае обязательно. Оплата производится на основании ТК РФ. По выбору сотрудника выходной может быть оплачен в двойном размере или в одинарном, но тогда еще полагается неоплачиваемый отгул. Расчет производится в соответствии с Положением об оплате труда, действующим в организации.
  3. Отъезд или возвращение из поездки приходится на выходной день. На этот случай конкретного указания в законодательстве нет. Можно предусмотреть локальным нормативным актом предоставление отгулов или другую компенсацию.

Оформление командировки во время очередного отпуска

Привлечение сотрудников к работе во время очередного отпуска не допускается. Если возникла необходимость срочной командировки, единственный выход – отзыв на основании ст.125 ТК РФ. Приступившего к работе сотрудника можно отправлять в командировку на общих основаниях. Оставшиеся дни отпуска могут быть предоставлены по желанию сотрудника в течение текущего года или присоединены к будущему отпуску.

А что делать, если сотрудник проводит отпуск по месту командировки, читайте в статье журнала Зарплата в учреждении.

Не нашли ответ на свой вопрос?
Задайте его экспертам «Системы Госфинансы»